L’ARSF surveillera plus étroitement les grandes maisons de courtage pour s’assurer qu’elles protègent les consommateurs en supervisant efficacement leurs agents et leurs courtiers. L’ARSF prend cette mesure à la suite d’examens récents qui ont fait ressortir des lacunes d’ordre général touchant les contrôles de la surveillance et de la conformité mis en place par les maisons de courtage.
Contexte
Une de nos priorités en matière de supervision pour 2023-2024 consistait à examiner les grandes maisons de courtage, car ces organisations ont l’impact le plus important sur la population ontarienne – elles emploient le plus grand nombre d’agents et de courtiers, et servent le plus vaste bassin de consommateurs.
Dans le cadre de notre examen, nous avons vérifié si les maisons de courtage et leurs courtiers principaux avaient mis en place des processus de supervision et de contrôle efficaces pour s’assurer que leurs agents et courtiers autorisés mènent leurs activités avec compétence, en gardant à l’esprit l’intérêt du client, et agissent conformément aux dispositions de la Loi sur les maisons de courtage d’hypothèques, les prêteurs hypothécaires et les administrateurs d’hypothèques et aux règles de l’ARSF.
Plus précisément, nous avons évalué si les processus de supervision et de contrôle des grandes maisons de courtage sont conçus de façon à atteindre le résultat en matière de protection des consommateurs consistant à traiter les clients équitablement et à faire en sorte qu’ils reçoivent des recommandations de produits qui conviennent à leurs besoins et à leurs circonstances. Nous avons aussi examiné un échantillon d’opérations hypothécaires privées pour vérifier si les processus de supervision et de contrôle des maisons de courtage permettaient de veiller efficacement à ce que la conduite professionnelle de leurs agents et courtiers soit en phase avec les résultats en matière de protection des consommateurs pour ces produits.
Constatations
Nos examens ont permis d’observer des lacunes similaires parmi les maisons de courtage qui, bien qu’à divers degrés, indiquent collectivement une faiblesse généralisée de la supervision et des contrôles de conformité internes.
Bien observées dans toutes les maisons de courtage, les lacunes prennent différentes formes, surviennent à diverses fréquences et ont des répercussions variées. Aux fins du présent article, nous présentons ces lacunes sous forme d’un résumé général s’appliquant à l’ensemble des maisons de courtage.
Les faiblesses les plus courantes en matière de supervision étaient liées à la façon dont les courtiers principaux surveillaient et évaluaient l’efficacité de leurs contrôles – et plus particulièrement les contrôles de la convenance des produits hypothécaires et ceux qui garantissent la communication de renseignements complets et exacts aux emprunteurs.
En outre, certains examens ont mis en lumière des processus d’embauche et d’intégration peu efficaces ainsi qu’une surveillance insuffisante des activités exercées en parallèle par les agents et les courtiers afin d’évaluer et de gérer les risques de conflit d’intérêts. Bien que quelques-unes des grandes maisons de courtage que nous avons examinées avaient certains contrôles de conformité en place, nous avons mis au jour des faiblesses dans leurs processus d’évaluation des risques.
Plus précisément, ces faiblesses touchaient les processus visant à identifier et à superviser les activités ou les personnes titulaires d’un permis qui posent des risques élevés d’inconduite, comme les agents et courtiers qui effectuent des opérations sur des prêts hypothécaires privés, ainsi que les agents/courtiers et les grosses équipes qui génèrent des revenus importants.
Comme l’indique la ligne directrice proposée sur les responsabilités des maisons de courtage et des courtiers principaux, les processus de surveillance et de contrôle interne devraient être adaptés à la taille et au modèle de gestion de la maison de courtage. Les contrôles et processus devraient être conçus en tenant compte des points suivants :
- Les activités de surveillance de la conformité et les contrôles internes devraient faire en sorte que tout processus d’examen au niveau des dossiers privilégie le fond sur la forme (p. ex., examiner si le contenu d’un document atteint le résultat visé, plutôt que seulement vérifier s’il se trouve dans le dossier)
- Les maisons de courtage devraient s’assurer de mettre en place des processus appropriés aux fins du recrutement, de l’intégration et de la formation de tous les nouveaux agents et courtiers
- Les responsabilités en matière de conformité peuvent être déléguées, mais les modalités de ces délégations doivent être clairement établies, cohérentes et surveillées de façon appropriée par le courtier principal
- Les mécanismes de rémunération devraient être structurés de façon à ne pas inciter à la non-conformité
- Les courtiers principaux et les maisons de courtage devraient avoir des politiques pour exiger la divulgation et la surveillance continue des activités menées en parallèle et des autres activités entreprises par leurs agents et courtiers, dans le but de s’assurer que ces activités n’entrent pas en conflit avec les activités de courtage d’hypothèques de ces agents ou courtiers autorisées par la maison de courtage
Prochaines étapes
En raison de la part de marché des grandes maisons de courtage et de leur impact sur les consommateurs, leur surveillance demeurera une priorité de supervision pour nous en 2024-2025. Ainsi, nous renforcerons nos interactions avec les grandes maisons de courtage pour veiller à ce que les attentes en matière de supervision et de conformité sont comprises et remplies, et que les lacunes soient corrigées comme il se doit.
L’ARSF organisera en novembre 2024 sa toute première conférence à l’intention des courtiers principaux d’hypothèques dans le but d’intensifier le dialogue avec ces derniers, les administrateurs, les dirigeants et les propriétaires des maisons de courtage, de contribuer à sensibiliser le secteur aux attentes de l’ARSF concernant le rôle des courtiers principaux et des maisons de courtage pour favoriser une culture de conduite solide. Demeurez à l’affût de l’annonce de la conférence et du courriel intitulé « Inscrivez cette date à votre agenda ».