Pourquoi cela intéresse-t-il l’ARSF?

Le devoir ultime du courtier principal est de superviser la conduite des affaires des titulaires de permis de la maison de courtage afin d’assurer leur conformité, y compris le traitement équitable des consommateurs. L’ARSF craint qu’au fur et à mesure que les maisons de courtage évoluent, elles ne disposent pas des ressources adéquates pour s’assurer que leurs courtiers et agents se conforment aux exigences réglementaires et se concentrent suffisamment sur les besoins et la situation de leurs clients.

Le rôle de supervision du courtier principal est souligné dans la Loi de 2006 sur les maisons de courtage d’hypothèques, les prêteurs hypothécaires et les administrateurs d’hypothèques (la « LMPAH » ou la « Loi ») et ses règlements. Plus spécifiquement, l’article 2 du Règl. de l’Ont. 410/07 : Courtiers principaux : désignation, pouvoirs et fonctions indiquent clairement que le courtier principal est responsable est responsable d’assurer la conformité de chaque courtier et agent autorisé (titulaire de permis) par la maison de courtage. De plus, le paragraphe 3 (1) établit que le courtier principal est tenu de s’assurer que les politiques et les procédures de la maison de courtage sont conçues pour s’assurer que tous ses titulaires de permis (a) observent toutes les exigences établies par la Loi et ses règlements, et (b) sont supervisés de façon adéquate.

Le courtier principal doit prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que la maison de courtage et tous ses titulaires de permis se conforment à la Loi et aux règlements et que tous les titulaires de permis sont supervisés de façon adéquate. Les courtiers principaux jouent un rôle clé dans la promotion d’une bonne conduite et la dissuasion des comportements trompeurs ou frauduleux dans le secteur, contribuant ainsi à la confiance du public envers le secteur du courtage hypothécaire.

Ce que nous avons fait, et comment

Avec un rôle aussi important à jouer, et avec des modèles d’effectifs et d’affaires des maisons de courtage aussi variés dans l’industrie, l’ARSF a entrepris de mieux comprendre les approches de la supervision et de la conformité au sein de chaque maison de courtage. En novembre 2020, l’ARSF a envoyé aux courtiers principaux de 1 202 maisons de courtage agréées un questionnaire complet pour recueillir des informations sur leurs approches de supervision, leur surveillance, leur autorité et leurs ressources. Quatre-vingt-un pour cent des courtiers principaux ont répondu. Le questionnaire comprenait des questions sur la structure organisationnelle de la maison de courtage, la manière dont les ressources de conformité sont utilisées, les activités de conformité réalisées, ainsi que le rôle et l’autorité du courtier principal.

Ce que nous avons découvert

Nous continuons à analyser les réponses et à les évaluer en fonction du contexte de la taille de la maison de courtage, de son modèle d’affaires, des produits offerts, de sa structure opérationnelle et de son volume. L’analyse préliminaire montre des points communs à toutes les tailles de maisons de courtage et à tous les modèles d’affaires1.

Indépendance et prise de décisions

Le secteur du courtage hypothécaire évolue rapidement et exige de la polyvalence et une prise de décisions rapide. Lorsque les courtiers principaux ont le pouvoir, au sein de la maison de courtage, de prendre des décisions, d’adapter les pratiques et d’affiner les politiques et les procédures selon les besoins, ils peuvent concentrer leurs efforts sur les affaires en cours plutôt que d’attendre des approbations provenant de multiples couches. Selon la taille et l’étendue de l’entreprise, l’indépendance et l’autorité du courtier principal peuvent varier. En fin de compte, un courtier principal disposant de l’autorité et de l’indépendance appropriées peut être plus efficace dans l’exercice de ses responsabilités de gestion de la conformité et de soutien aux courtiers et aux agents.

  • Environ 90 % des courtiers principaux ont indiqué qu’ils étaient soit le propriétaire de la maison de courtage, soit le principal décideur pour l’entreprise (ou un d’entre eux).
    • Un peu plus de 61 % des courtiers principaux ont indiqué qu’ils étaient les seuls responsables de la surveillance du rendement et des revenus de la maison de courtage, sans avoir à rendre compte à une autre partie (p. ex., le conseil d’administration, le chef de la direction ou le président, le franchiseur, etc.).
  • Quatre-vingt-six pour cent des répondants ont indiqué qu’ils étaient en mesure de s’acquitter de leurs responsabilités de courtier principal de manière indépendante, sans avoir besoin de l’approbation de l’entreprise.
    • Quatre-vingt-dix-sept pour cent ont répondu qu’ils avaient le droit d’assurer le suivi des actions prises par la direction pour régler les problèmes recensés.
  • Près de 98 % ont indiqué que la structure organisationnelle de leur maison de courtage leur permettait de prendre des décisions qui affectent la maison de courtage.
  • Un peu plus de 99 % des courtiers principaux ont répondu qu’ils étaient en mesure d’évaluer librement le caractère adéquat des contrôles, des processus et de la conformité avec la réglementation de la maison de courtage et d’émettre un avis à ce sujet.
  • Toutefois, près de 63 % des courtiers principaux ont indiqué que leur service de conformité n’était pas indépendant du volet commercial de l’entreprise.

Conformité et supervision

L’une des tâches les plus importantes du courtier principal est d’assurer la conformité de la conduite professionnelle de tous les courtiers et agents titulaires d’un permis de la maison de courtage. Les courtiers principaux qui participent directement aux activités quotidiennes de la maison de courtage peuvent voir la conformité, ou la non-conformité, en temps réel. À mesure qu’une maison de courtage évolue – que ce soit par l’ajout de nouveaux courtiers ou agents, de nouvelles relations d’affaires et de recommandation, ou de nouveaux produits, ses ressources et son expertise en matière de conformité doivent s’adapter en conséquence.

  • Quatre-vingt-onze pour cent des courtiers principaux ont indiqué que leur mandat de conformité était clairement formulé (p. ex., dans leur description de poste) et qu’il avait été clairement communiqué au sein de la maison de courtage entre la direction et les courtiers et agents.
  • Quatre-vingt-six pour cent des répondants ont indiqué que le service de conformité de leur maison de courtage était assez petit, composé soit du courtier principal uniquement (59 %), soit du courtier principal avec un ou deux employés supplémentaires (27 %).
  • Malgré le fait qu’un si grand nombre de maisons de courtage déclarent avoir de très petits services de conformité (souvent composés uniquement du courtier principal), 87 % des courtiers principaux indiquent que des examens de conformité sont effectués régulièrement au sein de la maison de courtage.
    • Sur ces 87 %, près de 90 % indiquent qu’ils ont intégré leurs pratiques de conformité directement dans le flux des affaires, p. ex., des formulaires ou des listes de vérification à utiliser en conjonction avec les demandes, et pour soutenir et documenter les mesures prises par le courtier ou l’agent.

Le tableau ci-dessous présente l’emploi du temps moyen d’un courtier principal. Nous constatons que le courtier principal moyen consacre un peu plus d’un tiers de son temps à des activités liées à la conformité, notamment :

  1. S’assurer que la maison de courtage respecte la réglementation – 13 %
  2. Soutenir les courtiers et agents relativement à leurs opérations hypothécaires – 10 %
  3. Former les courtiers et agents – 8 %
  4. Agir comme liaison avec les organismes de réglementation – 4 %
  5. Traiter et régler les plaintes – 2 %

Le temps restant est réparti entre le courtage de ses propres dossiers, la gestion du personnel et l’administration fonctionnelle de la maison de courtage.

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% of PB time spent (Avg)
Figure 1: % du temps consacré par le courtier principal (moyenne)

La LMPAH et ses règlements établissent l’importance du courtier principal en tant que principale personne responsable de la conformité de la conduite de chaque courtier et agent autorisé par la maison de courtage. Il n’est donc pas surprenant de constater que 90 % des courtiers principaux ont indiqué qu’ils avaient mis en place un programme de conformité dans leur maison de courtage. Cela comprend des visites régulières des bureaux par les quelque 72 % des courtiers principaux dont les maisons de courtage ont un ou plusieurs bureaux ouverts au public.

Lors des examens de conformité, y compris les visites des bureaux, les courtiers principaux indiquent les éléments clés suivants qui sont examinés, comme le montre la figure 2.

Figure 2 

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Figure 2: What key items do you review in a file for your compliance program
Figure 2: Quels éléments clés de votre programme de conformité examinez-vous dans un dossier ?

Comment l’ARSF utilisera-t-elle cette information?

Comme indiqué ci-dessus, nous poursuivons notre analyse des réponses au questionnaire sur la supervision des courtiers principaux. En particulier, nous examinons les champs de saisie de texte libre dans lesquels les répondants ont fourni des descriptions supplémentaires de leurs opérations et de leurs stratégies en matière de supervision et de conformité.

Étant donné que 86 % des courtiers principaux indiquent que les ressources en matière de conformité de leur maison de courtage sont constituées du courtier principal seul ou assisté d’un ou deux employés supplémentaires, nous nous efforçons d’identifier les meilleures pratiques pour les maisons de courtage de taille et de complexité différentes et les autres possibilités de soutenir les courtiers principaux et d’améliorer l’efficacité de la supervision. Nous prévoyons de partager des lignes directrices avec le secteur dans les 12 prochains mois.

Ce que cela signifie pour vous

Il incombe à chacun de veiller à ce que la maison de courtage et ses courtiers et agents exercent leurs activités de manière équitable et conforme.

Si vous êtes un courtier principal ou une ressource clé en matière de conformité dans votre maison de courtage, considérez la stratégie de votre maison de courtage visant à veiller à ce que la conduite des affaires des courtiers et agents soit supervisée pour assurer la conformité avec la Loi et ses règlements.

  • Quelles pratiques de supervision avons-nous mises en place?
  • Est-ce que nous encourageons une culture de conformité?

Si vous êtes un courtier ou un agent, prenez quelques instants pour réfléchir à la manière dont le programme de conformité de la maison de courtage vous protège en assurant la conformité de vos activités professionnelles.

  • Ai-je intégré la conformité à mon processus de vente?
  • Quelles mesures dois-je prendre pour m’assurer que je m’acquitte de mes obligations dans chaque transaction?

1 Les données communiquées dans ce rapport constituent un échantillon représentatif du total des répondants. L’analyse complète est en cours.