À l’ARSF, nous croyons que les professionnels hypothécaires agissent avec intégrité et nous vérifions continuellement que les cabinets et les particuliers demeurent aptes à obtenir un permis.
L’une des façons d’opérer des vérifications est d’effectuer des examens. Parce que nous croyons fermement en une relation de collaboration entre l’organisme de réglementation et l’industrie, nous voulons vous aider à comprendre à quoi vous attendre si vous avez été sélectionné pour un examen.
L’objet d’un examen
L’examen vise à évaluer dans quelle mesure l’approche de votre entreprise à l’égard des affaires, de ses processus et de ses opérations permet et appuie le personnel à fournir des services à la clientèle de manière équitable et conforme. Cela commence par la compréhension de votre entreprise.
Une fois que nous comprenons le contexte dans lequel votre entreprise exerce ses activités, nous demandons des documents, y compris des politiques, des procédures, des dossiers financiers, des détails sur les transactions et des dossiers complets pour examen.
Lorsque nous constatons une non-conformité, notre approche consiste à aider à orienter les améliorations des processus internes afin que les entreprises puissent prévenir plus efficacement les mauvais résultats pour les consommateurs. Les examens sont éducatifs pour les deux parties, et nous visons à favoriser un processus collaboratif et ouvert.
Que se passe-t-il lors d’un examen?
Nous choisissons les entreprises en fonction de leurs activités commerciales et de la façon dont elles se classent par rapport aux indicateurs de risque clés, qui peuvent inclure (sans s’y limiter) :
- La nature de l’entreprise (p. ex., courtage, prêt, négociation, administration, combinaison)
- Types de produits (p. ex., prêts hypothécaires privés, placements hypothécaires consortiaux, financement de la construction ou du développement, etc.)
- Taille et répartition géographique des activités (y compris le nombre d’agents/courtiers autorisés)
- Nombre élevé de plaintes reçues ou de reportages dans les médias
- Taille du portefeuille (en dollars de volume et/ou nombre de parts)
À partir de là, nous recueillons de l’information pour comprendre leurs activités globales, leur structure organisationnelle, leur clientèle et leur offre de produits, et nous évaluons leurs processus et contrôles internes.
Cela nous aide à déterminer si une entreprise donnée traite équitablement ses clients lorsqu’elle fait des recommandations hypothécaires ou administre des placements hypothécaires.
Nous parlons également avec les employés de tous les niveaux de l’entreprise, y compris le personnel, les titulaires de permis, la direction et la propriété. Puisque la protection des consommateurs est la responsabilité de tous, nous établissons des liens avec des personnes à différents niveaux d’ancienneté et ayant des perspectives différentes au sein de votre entreprise.
Nous examinons également un échantillon de dossiers individuels pour évaluer l’efficacité des processus en place.
Approche de surveillance de l’ARSF
Le cycle de surveillance de l’ARSF comprend 6 éléments clés :
- Recueillir de l’information
- Évaluer le risque
- Élaborer des programmes de supervision
- Mettre en œuvre des programmes
- Surveiller et communiquer
- Évaluer les résultats
Nous commençons par effectuer des recherches pour cerner les préoccupations en matière de protection des consommateurs.
Ensuite, nous effectuons une évaluation des risques et élaborons notre plan de surveillance annuel. Le plan explique la raison d’être de nos préoccupations et explique notre plan d’action pour protéger les consommateurs.
Une fois le plan publié, ses thèmes clés forment la base de nos programmes d’examen.
En savoir plus
Assurez-vous de consulter toutes les lignes directrices et autres publications pertinentes pour mieux comprendre comment nous supervisons votre industrie.