Les risques associés aux activités extérieures : comment vous assurer que vos agents et courtiers ne font pas courir un risque à votre maison de courtage

Comme nous le mentionnons dans l’article précédent, la surveillance de la maison de courtage est une attente fondamentale dans la loi. Pour les courtiers principaux et la direction d’une maison de courtage, ce travail consiste notamment à superviser les activités commerciales simultanées et externes auxquelles se livrent les agents et les courtiers. Mal encadrées, ces activités peuvent mener à des conflits d’intérêts, à des lacunes de supervision et à des préjudices pour les consommateurs, pouvant exposer la maison de courtage à des risques réglementaires et à d’éventuelles contraventions à la LMCPHAH.

Les courtiers principaux doivent prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que toute activité commerciale externe exercée par leurs agents ou leurs courtiers ne compromet pas l’intégrité des activités de la maison de courtage. Cela comprend, entre autres, l’octroi de prêts personnels, l’exploitation d’une entreprise personnelle d’administration d’hypothèques (distincte de la maison de courtage), la prestation de services de conseils en hypothèques ou en crédit, ou toute autre activité secondaire susceptible d’interférer, même indirectement, avec les opérations hypothécaires ou les clients de la maison de courtage.

Une surveillance efficace repose d’abord sur des politiques claires qui définissent, pour les agents et les courtiers, les activités commerciales simultanées que la maison de courtage autorise ou non. Il importe tout autant de mettre en place des procédures documentées qui décrivent la façon dont les personnes sont tenues d’aviser la maison de courtage qu’elles exercent des activités externes, ainsi que la manière dont ces activités sont évaluées, approuvées ou restreintes.

Cependant, les politiques seules ne suffisent pas. Les processus d’examen de la conformité doivent intégrer des contrôles visant à repérer, à divulguer et à gérer les conflits susceptibles de se produire en raison d’activités commerciales simultanées.

Lorsqu’une opération met en cause un agent ou un courtier ayant un intérêt personnel dans cette opération ou y exerçant un rôle externe, la maison de courtage doit s’assurer que cette relation est clairement divulguée et que les risques sont atténués. Parmi les mesures possibles, citons une diligence raisonnable accrue, des examens indépendants ou une documentation supplémentaire démontrant que l’opération est appropriée et fait passer les intérêts des clients en premier. L’objectif n’est pas seulement de divulguer les risques, mais de les atténuer.

La surveillance en continu est également importante. L’ARSF s’attend à ce que les maisons de courtage valident régulièrement le fait que les activités simultanées approuvées continuent de respecter les limites établies. Cette confirmation peut prendre plusieurs formes. Certaines ont recours à des attestations annuelles pour confirmer à nouveau la nature des activités externes.

D’autres effectuent des contrôles ponctuels fondés sur les risques, en ciblant les opérations plus sensibles comme les prêts privés, les ententes entre parties liées ou les opérations répétées faisant intervenir les mêmes personnes. Ces mesures contribuent à garantir que les activités approuvées à un moment donné n’ont pas évolué vers quelque chose de sensiblement différent qui pourrait accroître les risques pour la maison de courtage et ses clients.

De récentes mesures d’application illustrent les conséquences d’une supervision déficiente lorsque les activités commerciales simultanées ne font pas l’objet d’une surveillance adéquate. Bien que chaque affaire repose sur des faits qui lui sont propres, les lacunes de conformité découlent souvent des mêmes causes fondamentales : des politiques insuffisantes, un manque de visibilité sur les activités externes et un suivi inadéquat lorsque des risques surviennent.

Rappelez-vous que du point de vue réglementaire, la responsabilité ultime de la supervision repose sur la maison de courtage. La supervision doit être proactive, continue et fondée sur les risques. Les politiques de la maison de courtage, les processus d’approbation et un suivi régulier constituent des outils essentiels pour éviter que de petites lacunes de surveillance ne se transforment en enjeux réglementaires majeurs.