Plan de communication, mandat de l’organisme, et technologies de l’information | Autorité ontarienne de réglementation des services financiers

Plan de communication

L’ARSF améliore sa fonction de communication interne et externe pour soutenir sa transformation réglementaire et culturelle.

La lisibilité est essentielle pour une communication efficace. Une information claire, concise et dépourvue de jargon favorise une meilleure compréhension des activités et des objectifs de l’ARSF.

L’ARSF s’engage à fournir des documents publics rédigés dans un langage simple. Le personnel est formé à utiliser des logiciels capables de simplifier le langage technique pour créer des documents destinés à un lectorat plus large, raccourcir les phrases et garantir une uniformité de ton.

Ce principe s’étend aux formulaires. L’ARSF cherche actuellement à en faciliter la navigation, à intégrer des pratiques exemplaires pour augmenter le taux de remplissage et à réduire le fardeau.

La participation des intervenants est une pierre angulaire de l’approche de l’ARSF en matière de réglementation. Depuis sa création, l’ARSF a mis sur pied les Comités consultatifs des intervenants, les Comités consultatifs techniques, les Comités consultatifs techniques permanents spéciaux et le Comité consultatif des consommateurs (annexe C).

Les Comités consultatifs des intervenants constituent les principaux organes de consultation du conseil d’administration sur les priorités et le budget de l’ARSF, et d’autres questions, comme l’établissement des règles, que le conseil juge pertinentes. Ces comités constituent une partie importante du processus de participation des intervenants de l’ARSF et complètent les nombreux groupes de travail et comités consultatifs spéciaux et permanents du secteur.

Cette année, l’ARSF a mis sur pied de nouveaux comités. Outre les comités consultatifs techniques mentionnés plus haut, citons un Comité consultatif technique pour le courtage d’hypothèques et deux comités consultatifs techniques thématiques liés au secteur des assurances vie et santé. Ces comités formuleront des conseils sur la supervision de la distribution des produits par les AGG et le renforcement de l’efficacité réglementaire concernant les fonds distincts.

Le Comité consultatif des consommateurs agit en tant qu’organe consultatif auprès de l’ARSF et fournit des conseils en continu sur les changements de politique et de réglementation proposés à l’ARSF du point de vue du consommateur. Il jouera un rôle important dans le respect du mandat de l’ARSF de protéger l’intérêt public dans les services financiers en Ontario, en s’assurant que ses directives et décisions en matière de réglementation tiennent compte de l’opinion et du point de vue des consommateurs et d’autres membres du public.

Le Bureau de la protection des consommateurs mène des enquêtes auprès des consommateurs et effectue une cartographie de l’expérience. Il définit et exécute la stratégie de participation des consommateurs. Les informations récoltées sont essentielles à la mise en œuvre des priorités phares.

Parmi ces priorités phares, citons l’autonomisation et la protection des consommateurs, notamment dans le secteur de l’assurance automobile, grâce à une tarification transparente, à une meilleure communication et à des initiatives de sensibilisation des consommateurs. L’ARSF a également convoqué un groupe de référence des résidents chargé de lui formuler des recommandations sur l’assurance automobile en Ontario.

L’ARSF élaborera un plan stratégique de communication et de marketing pour une meilleure compréhension et sensibilisation des consommateurs. Notamment, des stratégies numériques pourraient être mises en place à cette fin concernant les grands sujets qui touchent les secteurs des services financiers non fondés sur les valeurs mobilières et des régimes de retraite en Ontario.

L’ARSF s’engage à préserver la confiance du public à l’égard des institutions financières et des secteurs réglementés.

L’ARSF s’engage à fournir à ses employés des renseignements cohérents et opportuns, et à engager un dialogue ouvert avec eux au moyen de différents canaux.

Avec la COVID-19 et l’adoption du télétravail, l’ARSF a eu recours à de nouvelles technologies améliorées pour assurer la continuité des activités et maintenir l’engagement des employés.

L’ARSF a adapté ses canaux internes de manière à répliquer les activités qui s’effectuent d’ordinaire en personne, organisant des discussions ouvertes en ligne avec le personnel et procédant virtuellement à l’intégration des nouveaux employés.

L’ARSF aura recours à une technologie de pointe pour soutenir le télétravail et communiquer avec les employés à distance tout au long de l’exercice 2020-2021. Elle étendra l’ensemble de ses activités virtuelles à toute l’organisation. Citons, notamment, le lancement d’une nouvelle plateforme de formation et de perfectionnement en ligne, et des annonces organisationnelles effectuées à l’aide du multimédia.

L’ARSF continuera d’apporter des améliorations à son site Web, lancé en juin 2019, avec la volonté de mettre en avant sa crédibilité, sa transparence et son efficacité en tant qu’organisme de réglementation, et de renforcer la confiance des consommateurs à l’égard des secteurs réglementés. Les consommateurs et les professionnels de l’industrie doivent pouvoir facilement trouver, comprendre et mettre en pratique les informations qu’ils recherchent.

À cette fin, l’ARSF aura un seul et unique site Web faisant appel aux meilleures pratiques de conception de l’expérience utilisateur, avec une capacité de recherche optimisée, et présentant le contenu intégré des sites de la CSFO et de la SOAD. Les renseignements seront rédigés en langage simple et respecteront les principes de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Le site offrira des renseignements inclusifs et accessibles sur les services de l’ARSF à l’ensemble des intervenants. Le contenu est examiné à la lumière de critères prédéfinis afin de garantir que seuls des renseignements actuels, pertinents et exigés par l’ARSF sont publiés.

L’ARSF réalise des études et des tests sur le contenu afin de mieux comprendre et satisfaire les besoins de navigation des consommateurs et des intervenants du secteur.

Une fois que l’ARSF aura intégré tout le contenu nécessaire de la CSFO et de la SOAD, ces sites seront mis hors service et archivés au sein de l’Autorité à des fins de référence.

Réponse aux attentes énoncées dans la lettre sur le mandat de l’organisme

L’ARSF joue un rôle essentiel dans la réglementation des secteurs des services financiers non fondés sur les valeurs mobilières et des régimes de retraite en Ontario. La direction et le personnel continueront de se concentrer sur les priorités, les objectifs et l’orientation stratégique qui ont été approuvés par le conseil d’administration. Ces éléments seront conformes au mandat de l’ARSF et aux directives du ministre, en vertu du cadre législatif. Conformément aux exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations, ce qui suit constitue la réponse à la lettre du ministre dans laquelle sont décrites les attentes pour l’exercice 2021-2022.

L’ARSF s’engage à travailler en étroite collaboration avec le MFO pour obtenir les résultats souhaités au sein des secteurs réglementés et devenir un organisme performant capable de mener à bien ses ambitieux plans. En vertu de la Loi sur l’ARSF, le mandat de l’Autorité consiste notamment à :

favoriser le développement de secteurs des services financiers solides, durables, concurrentiels et novateurs;
promouvoir des normes de conduite professionnelle élevées;
protéger les droits et les intérêts des consommateurs, des membres des caisses populaires et des bénéficiaires de régimes de retraite.

L’ARSF s’engage à agir dans l’intérêt de la population de l’Ontario en trouvant des moyens plus efficients et plus efficaces de fournir des services réglementaires afin de réduire le fardeau et d’optimiser les ressources. L’ARSF tient compte de l’intérêt du contribuable et de la population dans chacune de ses décisions, de ses actions et de ses dépenses. Cela inclut :

la compétitivité, la durabilité et la gestion des dépenses;
la transparence et la responsabilisation;
la gestion du risque;
la gestion de la main-d’œuvre;
la collecte des données;
la prestation numérique et le service à la clientèle.

L’ARSF doit continuer de contribuer aux objectifs intersectoriels de réduction du fardeau en renforçant l’efficience et l’efficacité de la réglementation dans tous les secteurs et en appuyant les réformes gouvernementales visant les secteurs des services financiers et des régimes de retraite de l’Ontario. L’ARSF continuera de suivre les priorités énoncées plus haut pour favoriser la solidité, la viabilité, la compétitivité et l’innovation au sein des secteurs des services financiers non fondés sur les valeurs mobilières et des régimes de retraite.

Technologies de l’information

L’ARSF continue de renforcer ses capacités informatiques de base alors qu’elle examine et transforme ses processus de réglementation et de supervision dans le but de devenir un organisme de réglementation plus efficient et plus efficace. L’ARSF s’appuie pour cela sur les bases établies en 2019, parmi lesquelles : un centre de données sécurisé et stable, des systèmes administratifs efficaces et efficients, une main-d’œuvre informatique combinée composée du personnel des organismes de réglementation antérieurs, une feuille de route sur la cybersécurité et un plan de transformation numérique de la réglementation de base.

Le but est d’établir des plateformes technologiques à la fois rentables, modernes, sécurisées et flexibles à l’appui de ces processus réévalués. L’ARSF pourra ainsi faire preuve d’une plus grande réactivité et d’une plus grande capacité d’adaptation face à l’évolution des besoins en matière de réglementation.

La modernisation des systèmes informatiques de l’ARSF est importante pour plusieurs raisons :

Réduire le recours à d’anciens systèmes obsolètes qui ne sont plus pris en charge et ne peuvent pas être mis à jour; cela limitera les risques opérationnels et technologiques tout en renforçant la cybersécurité.
Simplifier et automatiser les processus, ce qui aura pour effet de réduire le traitement manuel, de diminuer les coûts d’exploitation et d’améliorer les délais des procédures réglementaires telles que la délivrance des permis. Ces systèmes modernes, dotés de capacités de flux de travail et de moteurs de règles d’entreprise, devraient accélérer les délais, lesquels passeront de plusieurs semaines de traitement à un traitement en temps réel.
Donner un meilleur accès à l’information et offrir plus de transparence quant à l’état des demandes de renseignements et aux réponses fournies. Les consommateurs comme les entités réglementées en bénéficieront par le biais des canaux numériques et du centre de services.
Réduire le temps et les efforts nécessaires pour déposer, extraire et analyser les renseignements.
Diminuer les taux d’erreur et de remaniement grâce à des pratiques efficaces de gestion des données et à l’automatisation des processus de validation.

La création du plan de transformation numérique a marqué le coup d’envoi de la modernisation des processus et systèmes réglementaires. Ce plan aligne les processus, les données, la technologie et les interactions avec les intervenants sur la vision et les priorités de l’ARSF.

Dans le cadre de cette feuille de route, l’ARSF met d’abord l’accent sur l’acquisition et l’intégration d’applications et de plateformes technologiques clés, l’harmonisation du modèle opérationnel de TI et la mise en place de composants technologiques et de données de base. L’instauration d’une technologie et de processus entièrement numériques, intégrés et flexibles nécessitera plusieurs années et plusieurs millions de dollars. Au cours du premier trimestre de l’exercice 2021-2022, l’ARSF mènera des consultations auprès des intervenants et des secteurs sur des décisions et des priorités phares, alors qu’elle vise à renforcer son efficience et son efficacité, et à réduire le fardeau réglementaire.

L’ARSF met actuellement en œuvre un programme de cybersécurité, conformément à la feuille de route approuvée. Ce programme s’appuie sur une récente évaluation de la cybersécurité effectuée par un tiers et sur les pratiques exemplaires de l’industrie pour établir la priorité des initiatives et limiter les risques de l’ARSF en matière de cybersécurité. L’approche de l’ARSF est conforme au cadre de cybersécurité du National Institute of Standards and Technology, un important cadre de gestion des risques liés à la cybersécurité.

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