Le courtier principal est responsable d’assurer une supervision efficace des pratiques d’une maison de courtage d’hypothèques, et de celle de ses courtiers et de ses agents.

« Supervision efficace » signifie que le courtier principal peut démontrer qu’il a pris des mesures raisonnables pour s’assurer que les exigences de la Loi de 2006 sur les maisons de courtage d’hypothèques, les prêteurs hypothécaires et les administrateurs d’hypothèques (la « Loi ») et de ses règlements sont respectées, et que les contraventions sont traitées et gérées de façon appropriée.

Les maisons de courtage d’hypothèques doivent immédiatement avertir l’ARSF si elles ont un motif raisonnable de croire qu’un courtier ou un agent en hypothèques n’est pas qualifié pour être titulaire d’un permis. Les maisons de courtage peuvent avertir l’ARSF par écrit, par courriel ou par télécopieur et doivent joindre tout document justificatif. Elles peuvent aussi utiliser le Formulaire de plainte [PDF] de l’ARSF.

Les courtiers principaux qui ont des questions sur l’interprétation législative des pratiques commerciales de leur maison de courtage d’hypothèques et leur pertinence relativement à la loi devraient demander un avis juridique.

Vous trouverez sur cette page :

Manuel des règles et des méthodes

En vertu de la Loi, une maison de courtage doit établir et mettre en application des règles et des méthodes prévoyant la supervision adéquate de chaque courtier et agent qui est autorisé à faire le courtage d’hypothèques ou à effectuer des opérations hypothécaires pour son compte.

Il revient au courtier principal de s’assurer que le manuel des règles et des méthodes de la maison de courtage est conçu adéquatement et de recommander des changements. L’ARSF n’examine pas ou n’approuve pas les documents de relations publiques ni les manuels des règles et des méthodes des particuliers ou des maisons de courtage d’hypothèques.

Les maisons de courtage et les administrateurs se reporteront au « Code de conduite national pour les professionnels du secteur du courtage d’hypothèques » du Conseil canadien des autorités de réglementation des courtiers hypothécaires (CCARCH). Les principes du Code de conduite énoncent la conduite et les comportements professionnels que les consommateurs sont en droit d’attendre des maisons de courtage, des courtiers, des agents et des administrateurs en hypothèques.

Un moyen de démontrer que le courtier principal et la maison de courtage supervisent la conformité des courtiers et des agents, et prennent des mesures raisonnables à cet égard, consiste à aborder les points clés suivants dans le manuel des règles et des méthodes :

Déclarations

Chaque maison de courtage d’hypothèques doit fournir aux emprunteurs un document d’information contenant les renseignements requis, notamment le coût d’emprunt. L’ARSF n’exige pas l’utilisation d’un formulaire standard pour la divulgation du coût d’emprunt.

La maison de courtage peut élaborer son propre formulaire ou choisir d’utiliser l’un des formulaires de divulgation élaborés par les fournisseurs et les associations du secteur du courtage d’hypothèques.

Les informations à fournir aux investisseurs ou aux prêteurs dans le cadre d’opérations hypothécaires privées et d’hypothèques consortiales admissibles (autres que les hypothèques consortiales non admissibles, depuis le 1er juillet 2021) doivent être communiquées à l’aide des documents prescrits par l’ARSF, les Formulaires des courtiers en hypothèques.

Vérification de l’identité du client

Chaque maison de courtage d’hypothèques doit prendre les mesures nécessaires afin de vérifier l’identité de toutes les parties à une opération hypothécaire. Si une maison de courtage n’est pas en mesure de vérifier l’identité d’une partie, elle doit en avertir les autres.

Il incombe au courtier principal de la maison de courtage d’élaborer des règles et des méthodes aux fins de la vérification de l’identité et de veiller à ce que la maison de courtage puisse démontrer qu’elle a pris des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de toutes les parties à l’opération. Pour connaître les pièces d’identité acceptées à cette fin, veuillez communiquer avec votre courtier principal.

Meilleures pratiques recommandées par les membres de l’industrie

Selon leur taille et la nature de leur activité, il se peut qu’une maison de courtage ou un administrateur suivent d’autres pratiques afin de s’assurer de connaître et de respecter les exigences législatives.1

Les maisons de courtage et les administrateurs ont été invités à donner des exemples de pratiques qu’ils intègrent à leur manuel des règles et des méthodes, au-delà des exigences légales, pour mieux encadrer la conduite professionnelle et en assurer la conformité.

Pratiques administratives

  • Instaurer des règles relativement aux commissions, p. ex., le montant maximal de commission, à quel moment et quels frais sont exigibles, et des lignes directrices d’établissement des frais et commissions.
  • Créer des règles/procédures concernant la collecte des documents justificatifs.
  • Procéder à des vérifications au hasard des dossiers pour s’assurer de leur conformité.
  • Imposer l’utilisation d’une liste de contrôle de la conformité pour chaque dossier hypothécaire.
  • Confirmer la procédure de gestion des plaintes.
  • Mettre en place des règles et des méthodes relatives à l’administration, à la constitution des dossiers de prêts, aux logiciels, à l’assurance vie hypothécaire, aux règlements ministériels et aux pratiques exemplaires.
  • Instaurer un processus d’approbation pour les documents de communication.
  • Mettre en place un code de conduite ou d’éthique2, des normes d’emploi (le cas échéant) et un processus de règlement des différends à l’interne.
  • Établir un processus de sélection d’évaluateur ou de société d’évaluation.
  • Rédiger une politique de protection de la vie privée.
  • Passer en revue toutes les opérations pour en assurer la conformité avec les exigences législatives.
  • Surveiller la conformité réglementaire tout au long d’une opération.
  • Ne jamais remettre à plus tard les examens de conformité pour faciliter la clôture des dossiers.

Pratiques concernant les clients

  • Veiller à ce que des mesures adéquates soient prises aux fins de l’identification ou de la validation des clients et relativement au stockage de ces renseignements.
  • Exiger des conventions de services avec les clients, dans la mesure du possible.
  • Obtenir le consentement du client concernant l’accès à son rapport de solvabilité.
  • Stocker de façon électronique et sécurisée les documents créés avant et après la clôture d’un dossier.

Pratiques concernant les employés

  • Effectuer régulièrement des évaluations du rendement.
  • Veiller à ce que la maison de courtage approuve tous les documents de commercialisation et de communication.
  • S’assurer que le courtier principal approuve et possède une copie de toute correspondance publique.
  • Demander au courtier principal de vérifier chaque dossier et de s’assurer qu’il répond aux exigences de convenance et de documentation.
  • Veiller à ce que les courtiers et les agents suivent les cours de formation continue obligatoires pour conserver leur permis.
  • Créer un plan ou un programme d’intégration pour les nouveaux courtiers et agents, notamment une liste d’ateliers ou de formations obligatoires (selon le cas).
  • Exiger une formation continue supplémentaire pour renforcer la conformité.

1Règl. de l’Ont. 188/08 – Maisons de courtage : normes d’exercice et Règl. de l’Ont. 189/08 – Administrateurs d’hypothèques : normes d’exercice

2Les maisons de courtage et les administrateurs sont tenus d’incorporer le Code de conduite national pour les professionnels du secteur du courtage d’hypothèques dans leur manuel des règles et des méthodes.