À l’ARSF, nous nous efforçons de vous aider à comprendre et à assumer vos responsabilités.
L’une des questions les plus courantes que nous recevons concerne la quantité de documents requis pour la tenue des dossiers, en particulier pour les évaluations de la convenance.
Lisez la suite pour en savoir plus sur la documentation des évaluations de la convenance.
Le produit convient-il?
De nombreuses maisons de courtage concentrent leurs efforts de conformité sur la documentation de la façon dont un prêt hypothécaire devrait être financé, mais ne parviennent pas à saisir pourquoi le prêt hypothécaire convient à l’emprunteur.
Votre documentation doit clairement montrer comment vous déterminez que votre recommandation hypothécaire convient à votre client particulier, de sorte que si un autre courtier examinait votre dossier, il en arriverait à une conclusion similaire (un processus connu sous le nom de « reprise »).
Plus que des cases à cocher
La documentation ne se limite pas à cocher une case indiquant que les documents ont été soumis.
Vous devez également vous assurer qu’ils suivent une histoire logique et démontrent la justification d’une recommandation de produit donnée.
Voici quelques conseils et pratiques exemplaires pour documenter la convenance :
- La conformité commence dès votre première interaction avec un client. Chaque décision doit être documentée au fur et à mesure qu’elle est prise afin de fournir un chemin clair et étape par étape vers la recommandation finale du produit. Le simple fait de montrer que vous avez recueilli des renseignements sur les clients n’est pas une évaluation de la convenance — les renseignements recueillis vous aident à effectuer une évaluation de la convenance. Votre documentation doit « raconter l’histoire » de la transaction du début à la fin, y compris les raisons pour lesquelles certaines décisions ont été prises.
- La tenue de registres est une question de récit. Un dossier bien documenté doit démontrer quelles mesures ont été prises, pourquoi et comment elles ont influencé la recommandation hypothécaire finale. N’oubliez pas qu’en vertu de la loi (LMCHPHAH), vous êtes tenu de recommander des produits appropriés. Sans documentation suffisante pour étayer leur argumentation, les courtiers ne peuvent pas vérifier que la recommandation hypothécaire était appropriée et ne peuvent donc pas vérifier la conformité.
- N’oubliez pas que plus la situation d’un client est complexe ou unique, plus il faut de notes et d’explications pour comprendre le processus décisionnel. C’est encore plus important avec les prêts hypothécaires privés et d’autres options de financement plus personnalisées.
- La reprise est essentielle. Si votre maison de courtage ne peut pas« reprendre » l’évaluation de la convenance en utilisant uniquement lesdocuments que vous avez conservés dans le dossier, cela signifie qu’il manquedes détails clés. Il ne s’agit pas seulement de remplir et de conserver desformulaires et des demandes de connaissance du client — ils ne montrent queles renseignements que vous aviez. Les dossiers adéquats doivent fournir desdétails sur la manière dont ces informations vous ont conduit à recommander unproduit spécifique et les raisons de cette recommandation. Cela permet d’assurerla transparence, en veillant à ce que toute personne qui examine le dossierpuisse suivre le processus décisionnel. Cela devient essentiel en cas d’examens,de plaintes ou de contestations judiciaires.
Pourquoi est-ce important?
Ne pas documenter correctement le processus d’évaluation de la convenance peut mettre une maison de courtage en danger. Sans trace écrite claire de la manière dont une recommandation a été formulée, il devient difficile de défendre les décisions prises si un client dépose une plainte ou si un contrôle réglementaire est effectué. La conformité ne consiste pas seulement à justifier le choix d’un prêt hypothécaire, mais aussi à prouver que le produit a été recommandé en fonction de sa capacité à satisfaire aux besoins spécifiques du client à ce moment-là, ce qui en fait un produit adapté au client.
Passez en revue vos pratiques de conformité actuelles. Êtes-vous simplement en train de prouver qu’une transaction doit être financée? Ou documentez-vous le parcours vers votre recommandation? Assurez-vous que votre processus saisit à la fois le « comment » et le « pourquoi » de votre prise de décision.