En tant que professionnel, votre réputation est essentielle à la protection et à la croissance de votre entreprise.
Et une tenue de dossiers efficace est l’une des meilleures façons d’y parvenir.
Cela vous protège contre les enquêtes, les poursuites et les plaintes.
Ces mesures contribuent également à promouvoir la confiance des consommateurs dans le secteur du courtage hypothécaire, ce qui les rend plus susceptibles d’utiliser vos services.
Tenir des dossiers efficaces
- La première étape consiste à créer et à mettre en œuvre des politiques et des procédures claires au niveau de la maison de courtage ou de l’administrateur
- Chaque agent, courtier et membre du personnel doit ensuite suivre ces politiques
- Les maisons de courtage et les administrateurs doivent également s’assurer que les bonnes personnes ont accès aux dossiers appropriés, tout au long de la période de conservation prescrite, de manière à les protéger contre la falsification ou les atteintes à la protection des données.
- Tous les dossiers pertinents doivent être conservés pendant 6 ans après la date d’expiration de la transaction. Par exemple, un prêt hypothécaire de 5 ans conclu en 2025 exige que les dossiers soient conservés jusqu’en 2036. Cela s’applique aux documents relatifs au financement hypothécaire et à l’achat, à la vente et à l’échange de placements hypothécaires.
- S’il n’y a pas de date d’expiration, ou si le dossier n’aboutit pas à une transaction complétée (p. ex., prêts non financés), les documents doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été créés.
Quels dossiers conserver
Un dossier adéquat pour une transaction hypothécaire doit inclure de la correspondance pertinente comme des courriels, des résumés de conversations téléphoniques, des messages textes, des lettres, etc.
Une façon de déterminer si vous avez conservé les documents appropriés est de savoir si un autre agent ou courtier pourrait prendre les dossiers et expliquer la recommandation de produit sans aide ou directive supplémentaire.
Mais si vous ne conservez que les renseignements minimums requis pour financer un prêt hypothécaire, les dossiers ne fourniront pas une image complète ni ne montreront le processus décisionnel.
Par conséquent, les politiques et les processus de tenue de dossiers devraient être conçus de manière à obtenir une trousse de documents finale qui répond aux exigences techniques de conservation des documents tout en fournissant un récit documentaire de ce qui a été fait et pourquoi.
Accès et sécurité
Les courtiers principaux et les administrateurs doivent avoir un accès cohérent et fiable à tous les dossiers d’opérations, y compris la correspondance électronique d’un agent ou d’un courtier avec les clients concernant les transactions hypothécaires. Cela est vrai que vous utilisiez une solution de courriel gérée par l’entreprise ou votre propre courriel sur une plateforme comme Gmail, Yahoo ou Hotmail.
Vous devez aider votre cabinet à respecter ses obligations réglementaires, notamment en fournissant tous les documents requis. N’oubliez pas que vous commettez une infraction à la Loi si vous faites (ou ne faites pas) sciemment quelque chose et que cela entraîne la non-conformité de votre maison de courtage.
Les maisons de courtage qui autorisent les systèmes de courriel personnels
Si vous êtes un courtier principal et que vous autorisez l’utilisation de systèmes de courriel personnels pour des activités commerciales, vous devez organiser des contrôles et des ententes avec les agents et les courtiers pour vous assurer que l’accès de la maison de courtage aux documents pertinents est protégé et accessible tout au long de la période de conservation, même si l’agent ou le courtier est transféré à une autre société ou quitte l’entreprise.
- Les copies physiques et électroniques des documents doivent être protégées pour prévenir la falsification de documents ou les atteintes à la protection des données.
- Assurez-vous également de consulter les ententes de sécurité et de confidentialité en place avec votre fournisseur d’entreposage pour vous assurer que les documents sont en sécurité.