Vous devez signaler toute mise à jour de votre permis d'assurance pour personne morale ou société en nom collectif à l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF).

Les instructions suivantes s'appliquent aux personnes morales ou aux sociétés en nom collectif qui vendent de l'assurance vie, accidents et maladie, de l'assurance accidents et maladie et de l'assurance générale.

Nouveau processus de vérification du casier judiciaire

L’ARSF modifie son processus de délivrance de permis en ce qui concerne la vérification du casier judiciaire afin de s’assurer qu’il reste à jour. La vérification du casier judiciaire fait partie du processus rigoureux de qualification des permis mis en place par l’ARSF pour protéger les consommateurs en s’assurant que seules les personnes compétentes font souscrire ou offrent des produits et services financiers en Ontario.

L’ARSF exige désormais que les titulaires et les demandeurs de permis effectuent la vérification de leur casier judiciaire par l’intermédiaire de Triton Canada (Triton), notre fournisseur agréé. Pour effectuer un changement de nom, une correction de date de naissance ou un changement de sexe, vous devez effectuer une vérification du casier judiciaire sur le site Web de Triton. Une fois votre formulaire de demande rempli, vous devrez le retourner, ainsi que téléverser une copie de votre facture Triton et de tout autre document à l’appui sur le portail des services en ligne.

Des frais de 19,15 $ s’appliquent pour le service de Triton, et la vérification du casier judiciaire est valide pendant 90 jours.

Veuillez surveiller fréquemment vos courriels pour toute demande de renseignements de l’ARSF. Si vous avez d’autres questions sur le nouveau processus de vérification du casier judiciaire, veuillez communiquer avec nous.

Informer d’abord le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs

Vous devriez commencer par communiquer ces modifications au ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs. Il vous faudra transmettre des copies des documents pertinents à l’ARSF (détails ci-dessous). Pour obtenir des détails sur la voie à suivre afin de transmettre ces modifications, allez à cette page de ServiceOntario.

Qui peut apporter ces modifications?

Votre représentante principale ou représentant principal peut présenter la plupart de ces mises à jour sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance.

Comment modifier votre adresse postale

Allez au Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et remplissez la demande de modification de l'adresse professionnelle.

Comment modifier votre appellation légale

  1. Avant de signaler à l'ARSF une modification de votre appellation légale, informez le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs en déposant le formulaire 3 Statuts de modification (en vertu de la Loi sur les sociétés par actions). Pour commencer, allez à cette page de ServiceOntario.
  2. Mettez à jour votre assurance-responsabilité civile professionnelle en fonction de votre nouvelle appellation légale.
  3. Si vous ajoutez ou supprimez également une dénomination commerciale, inscrivez-vous pour obtenir un nouveau permis principal d’entreprise.
  4. Allez au Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et remplissez la demande de modification du nom de l’entreprise ou de la dénomination commerciale.
  5. Téléversez des copies des documents suivants :
  • Statuts de modification (formulaire 3 en vertu de la Loi sur les sociétés par actions).
  • Certificat d’assurance-responsabilité civile professionnelle mis à jour
  • Permis principal d'entreprise (si vous ajoutez aussi une nouvelle dénomination commerciale)

Comment ajouter ou supprimer une dénomination commerciale

  1. Avant de signaler à l'ARSF une modification de votre dénomination commerciale, enregistrez toute nouvelle dénomination commerciale auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs et recevez un nouveau permis principal d'entreprise. Pour commencer, allez à cette page de ServiceOntario.
  2. Allez au Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et remplissez la demande de modification du nom de l’entreprise ou de la dénomination commerciale.
  3. Téléversez des copies des nouveaux permis principaux d'entreprise, le cas échéant.

Comment modifier des membres de votre conseil d'administration ou de votre direction ou des associées et associés

1. Si vous êtes une personne morale, vous devez d'abord informer le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs en déposant le formulaire 3 Statuts de modification (en vertu de la Loi sur les sociétés par actions). Pour commencer, allez à cette page de ServiceOntario.

2. Allez au Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et remplissez l'une des  demandes suivantes :

  • demande d'ajout de membres du conseil d’administration et de la direction ou d'associées et associés.
  • demande de suppression de membres du conseil d’administration et de la direction ou d'associées et associés.

3. Si vous êtes une personne morale, téléversez le formulaire 3 Statuts de modification (en vertu de la Loi sur les sociétés par actions).

Comment modifier le nom d'une personne

Si le nom d’un membre du conseil d’administration ou de la direction ou d’une associée ou un associé est modifié, cette personne devra fournir des copies de ses pièces d’identité émises par le gouvernement pour confirmer la modification demandée.

Une pièce d’identité émise par le gouvernement peut être un des trois documents suivants :

  • Certificat de naissance
  • Permis de conduire
  • Passeport

Modification

Documents requis

Correction du nom
  • Deux pièces d'identité

Changement de nom (officiel)
  • Une pièce d'identité
  • Certificat de changement de nom

Changement de nom (mariage)
  • Une pièce d'identité
  • Certificat de mariage

Changement de nom (divorce)
  • Une pièce d'identité
  • Certificat de naissance

OU

  • Deux pièces d'identité

Avant de présenter la modification à l'ARSF, vous devrez peut-être commencer par d'autres étapes :

  • Si vous êtes une personne morale, vous devrez d'abord informer le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs en déposant le formulaire 3 Statuts de modification (en vertu de la Loi sur les sociétés par actions). Pour obtenir des détails, consultez cette page de ServiceOntario.
  • Si la personne est votre agente ou agent désigné, elle devra mettre son nom à jour sur son propre permis d'agent d'assurances. Pour obtenir des détails, allez à la page de modification des renseignements concernant mon permis d'agent d'assurances.

Lorsque vous serez prête ou prêt à présenter votre demande à l'ARSF :

  1. Allez au Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et remplissez la demande de modification de nom de l'individu.
  2. Téléversez des copies des documents suivants :
  • Statuts de modification (formulaire 3 en vertu de la Loi sur les sociétés par actions) – pour personnes morales
  • Une ou deux pièces d’identité émises par le gouvernement (voir le tableau ci-dessus)

Comment remplacer votre agente ou agent désigné

Attention - l'agente ou l'agent désigné doit avoir le même type de permis que votre personne morale ou votre société en nom collectif.

Votre représentante principale ou représentant principal devra se rendre au portail sur les permis à l’intention des société d’assurance et remplir la demande de modification de l’agente ou agent désigné.

Comment remplacer votre représentante principale ou représentant principal

La nouvelle représentante principale ou le nouveau représentant principal devra s'inscrire comme membre du conseil d'administration ou de la direction ou comme associée ou associé de votre personne morale ou de votre société en nom collectif sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance.

Si votre représentante principale ou représentant principal n'est pas inscrit :

La représentante principale ou le représentant principal qui est remplacé devra se rendre sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance.

  • pour présenter la demande d'ajout d'un membre du conseil d'administration ou de la direction ou d'une associée ou un associé;
  • pour téléverser les Statuts de modification (formulaire 3 en vertu de la Loi sur les sociétés par actions) – pour personnes morales.

Une fois que la nouvelle représentante principale ou le nouveau représentant principal est inscrit, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Si votre représentante principale ou représentant principal est déjà inscrit :

  1. La représentante principale ou le représentant principal qui est remplacé devra se rendre sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et présenter une demande de remplacement de la représentante principale ou du représentant principal.
  2. La nouvelle représentante principale ou le nouveau représentant principal devra se rendre sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et déposer la convention de représentante principale ou représentant principal.

Une fois la demande approuvée par l'ARSF :

Si la représentante principale ou le représentant principal qui est remplacé n'est plus membre du conseil d'administration ou de la direction ou n’est plus associée ou associé,  la nouvelle représentante principale ou le nouveau représentant principal peut présenter une demande de suppression d'un membre du conseil d'administration ou de la direction ou d'une associée ou un associé sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance.

Comment apporter des modifications si votre entreprise n’est pas constituée en Ontario

Si votre entreprise est constituée dans une autre province ou un territoire, ou en vertu d'une loi fédérale, vous devrez commencer par apporter les modifications dans votre administration d'origine.

  1. Apportez les modifications requises dans votre province ou territoire d'origine (ou à l'échelon fédéral).
  2. Communiquez les modifications au ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de l'Ontario.
  3. Allez au Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et remplissez la demande en ligne.
  4. Téléversez les copies de tous les documents requis par les deux administrations.