Si votre personne morale ou société en nom collectif est titulaire d'un permis d’assurance d'une autre province ou d'un territoire canadien, vous pouvez demander le même permis auprès de l'Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF). Les instructions suivantes concernent les permis d'assurance accidents et maladie et d'assurance générale (c.-à-d. l'assurance IARD, y compris l'assurance-automobile).
Avant de déposer votre demande de permis à l'ARSF, vous devez enregistrer votre entreprise auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de l'Ontario.
Si vous êtes une personne morale ou une société en nom collectif titulaire d'un permis de l'Ontario et souhaitez demander un permis dans une autre province, allez à la page du Conseil canadien des responsables de la réglementation d'assurance pour accéder aux liens vers les diverses autorités de réglementation.
- Aperçu du permis de l'Ontario
- Quelles sont les exigences à remplir pour présenter une demande de permis depuis une autre province ou un territoire?
- Tout est prêt pour demander un nouveau permis?
Aperçu du permis de l'Ontario
Le parrainage d'un assureur est exigé
Pour obtenir un permis d'assurance IARD ou d'assurance générale, votre personne morale ou société en nom collectif doit être parrainée en tout temps par un assureur titulaire d'un permis.
- Votre assureur parrain est responsable de confirmer que votre entreprise satisfait à toutes les exigences liées à la délivrance du permis.
- En tant que personne morale ou société en nom collectif, il vous appartient de gérer le processus de demande et de maintenir la validité de votre permis.
Obligation d'avoir une agente ou un agent désigné pour obtenir un nouveau permis
Avant de déposer une demande de nouveau permis en Ontario, vous devrez sélectionner une personne chargée d'agir à titre d'agente ou agent désigné de votre personne morale ou société en nom collectif. Cette personne sera autorisée à mener vos activités d'assurance et à agir comme principal point de contact pour l'ensemble des agentes et agents qui travaillent pour le compte de votre entreprise.
- L'agente ou l'agent désigné doit avoir le même type de permis de l'Ontario que celui demandé par votre entreprise. Par exemple, si vous demandez un permis d'assurance IARD, l'agente ou l'agent désigné devrait déjà détenir un permis d'assurance IARD en Ontario.
- En ce qui concerne les personnes morales, l’agente ou l'agent désigné n’a pas à être un membre du conseil d'administration ou de la direction ni un actionnaire de la société.
- En ce qui concerne les sociétés en nom collectif, au moins une ou un des associés doit être titulaire du type de permis que vous demandez. Par exemple, si vous demandez un permis d'assurance générale, une associée ou un associé devrait détenir un permis d'assurance générale en Ontario.
Droits de nouvelle demande
Les droits de demande d'un nouveau permis d’assurance sont de :
- 400 $ pour une personne morale
- 200 $ pour une société en nom collectif
Ces droits couvriront les deux premières années de votre permis.
Quelles sont les exigences à remplir pour présenter une demande de permis depuis une autre province ou un territoire?
Déposer un Rapport initial en Ontario – personnes morales
Si votre entreprise est constituée dans une autre province ou un territoire ou au niveau fédéral, vous devrez d'abord déposer un Rapport initial/Avis de modification par les personnes morales extra-provinciales (Formulaire 2 en vertu de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales) auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de l'Ontario. Vous trouverez des détails sur le dépôt d’un Rapport initial à cette page de ServiceOntario.
Votre demande à l'ARSF devra inclure :
- une copie de tous les documents de constitution de votre province ou territoire d'origine;
- le certificat reçu à la suite du dépôt de votre Rapport initial, qui indique le numéro de votre personne morale en Ontario;
- des renseignements concernant les membres de votre conseil d'administration et de votre direction, avec une adresse courriel unique pour chacune de ces personnes.
Votre entreprise est-elle constituée en Ontario? Allez à la page :
- Demander un nouveau permis d’assurance vie, accidents et maladie
- Demander un nouveau permis d’assurance générale
Enregistrer votre société en nom collectif en Ontario – sociétés en nom collectif
Si vous présentez une demande en qualité de société en nom collectif, vous devrez d'abord enregistrer votre entreprise en tant que société en nom collectif auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de l'Ontario. Pour obtenir des détails sur l'enregistrement de votre société en nom collectif, allez à cette page de ServiceOntario.
Votre demande à l'ARSF devra inclure l'un des documents suivants :
- une copie de la déclaration (Formulaire 3 en vertu de la Loi sur les sociétés en commandite);
- une copie du contrat de société;
- des renseignements sur votre associée ou associé, y compris son adresse courriel.
Vous devrez également joindre un permis principal d'entreprise à votre demande.Pour obtenir d'autres détails, allez à la page Enregistrer votre dénomination commerciale en Ontario.
Enregistrer votre dénomination commerciale en Ontario
Vous devez enregistrer une dénomination commerciale auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs dans les deux cas suivants :
- votre entreprise est constituée en personne morale et vous souhaitez exercer sous une dénomination commerciale différente de votre appellation légale;
- votre entreprise est une société en nom collectif.
Vous recevrez un permis principal d’entreprise comme preuve de l’enregistrement. Pour obtenir des détails sur l'enregistrement de votre dénomination commerciale, allez à cette page de ServiceOntario.
Dans votre demande de permis, vous devrez inclure la dénomination commerciale enregistrée ainsi qu'une copie du permis principal d'entreprise. Le permis principal d'entreprise doit avoir une date d'expiration postérieure de plus d'un mois à la date de votre demande de permis.
Si vous avez l'intention d'utiliser plusieurs dénominations commerciales, vous devrez enregistrer chaque dénomination et fournir pour chacune un permis principal d'entreprise.
Liste de contrôle – nouveau permis
Veuillez passer en revue la liste de contrôle qui suit pour vérifier que tout est prêt pour le dépôt d'une demande de nouveau permis en Ontario.
Exigences :
- Confirmer le nom de votre agente ou agent désigné et veiller à ce que cette personne détienne le même type de permis de l'Ontario que celui demandé par votre entreprise.
- Avoir le parrainage d’un assureur agréé.
- Si vous êtes une personne morale, veuillez fournir :
- une copie des documents de constitution de votre province ou territoire d'origine;
- le certificat reçu à la suite du dépôt de votre Rapport initial, qui indique le numéro de votre personne morale en Ontario;
- une preuve de l'adresse de votre entreprise;
- une copie d'une pièce d'identité émise par le gouvernement de la représentante principale ou du représentant principal;
- des renseignements concernant les membres de votre conseil d'administration et de votre direction, avec une adresse courriel unique pour chacune de ces personnes;
- une copie du permis principal d’entreprise (le cas échéant).
- Si vous êtes une société en nom collectif, veuillez joindre les pièces suivantes :
- une copie de la déclaration OU de votre contrat de société;
- un permis principal d’entreprise;
- une preuve de l'adresse de votre entreprise;
- une copie d'une pièce d'identité émise par le gouvernement de la représentante principale ou du représentant principal;
- des renseignements sur l'autre associée ou associé, y compris son adresse courriel.
- Avoir une adresse postale ontarienne où vous pouvez recevoir du courrier recommandé (c.-à-d., qui ne soit pas une case postale).
Lorsque vous aurez rempli toutes ces exigences, vous pourrez entamer le processus de demande.
Tout est prêt pour demander un nouveau permis?
Qui peut déposer une demande?
Vous devrez désigner une représentante principale ou un représentant principal ayant pour rôle d’être titulaire du compte sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et de déposer toutes les demandes en ligne. Cette personne doit être une administratrice ou un administrateur, une dirigeante ou un dirigeant ou une associée ou un associé.Toutes les personnes (y compris le représentant principal ou la représentante principale et les associées et associés, administratrices et administrateurs et dirigeantes et dirigeants) doivent d’abord procéder à une vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (VCJAJ) par l’intermédiaire de Triton Canada (Triton), le fournisseur agréé de l’ARSF. Tous les représentants principaux et les membres de la direction et les membres du conseil d’administration ou les associées et associés doivent indiquer le numéro de confirmation de la VCJAJ effectuée par Triton dans leur déclaration (et confirmer ainsi leur aptitude pour que la maison de courtage puisse obtenir un permis).
Le permis de la société ne sera approuvé ou délivré qu’une fois l’ensemble des VCJAJ effectuées et les déclarations des membres de la direction et des membres du conseil d’administration, ou des associées et associés de l’entreprise, reçues et examinées par l’ARSF.
Veuillez noter qu’un représentant principal ou un membre de la direction/du conseil d’administration ou une associée ou un associé peut se voir demander d’effectuer une vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (VCJAJ) par l’intermédiaire de Triton Canada (Triton), le fournisseur agréé de l’ARSF.
Nouveau processus de vérification du casier judiciaire et des affaires judiciaires
L’ARSF modifie ses processus de délivrance de permis en ce qui concerne la vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (VCJAJ) pour s’assurer qu’ils restent à jour. La VCJAJ fait partie du processus rigoureux de qualification des permis mis en place par l’ARSF pour protéger les consommateurs en s’assurant que seules les personnes compétentes font souscrire ou offrent des produits et services financiers en Ontario.
L’ARSF exige désormais que les demandeurs de permis effectuent la VCJAJ par l’intermédiaire de Triton Canada (Triton), son fournisseur agréé. Si vous avez communiqué des informations sur une instance pénale ou si l’ARSF a reçu des informations selon lesquelles vous pourriez être impliqué dans une instance pénale, il se peut que vous ayez à effectuer une VCJAJ après avoir soumis votre demande.
S’il le faut, l’ARSF vous en informera et vous enverra un lien vers le site Web de Triton pour effectuer la VCJAJ. Une fois la vérification terminée, vous devrez fournir à l’ARSF le numéro de confirmation à 8 chiffres de la VCJAJ figurant sur votre reçu Triton. Le service de Triton est facturé à 19,15 $ et la VCJAJ est valable pendant 90 jours.
Veuillez surveiller fréquemment vos courriels pour toute demande de renseignements de l’ARSF. Si vous avez d’autres questions sur le nouveau processus de vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires, n’hésitez pas à communiquer avec nous.
Le processus de demande
Le processus de demande comporte deux étapes, l'enregistrement de votre entreprise auprès de l'ARSF, puis le dépôt de la demande de permis. Chacune de ces étapes exigera l’approbation de l’ARSF.
1. Enregistrez votre entreprise sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance
a. Allez sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et créez le compte de votre représentante principale ou représentant principal.
b. Ouvrez une session dans le compte de la représentante principale ou du représentant principal et amorcez une demande pour enregistrer votre entreprise. Vous devrez notamment fournir le numéro de confirmation de Triton.
c. Vous devrez confirmer ou fournir les renseignements ci-dessous pour enregistrer votre entreprise :
- Fournir les renseignements pertinents sur votre entreprise indiqués dans la liste de contrôle.
- Téléverser les documents de constitution en personne morale ou en société en nom collectif.
- Étayer votre demande de permis en confirmant les points suivants :
- Vous connaissez les lois de l’Ontario applicables à la délivrance de permis aux personnes morales ou aux sociétés en nom collectif.
- Vous vous présenterez publiquement et exercerez de bonne foi sous le nom de votre entreprise indiqué dans votre permis.
- Vous n’aurez aucun autre comportement qui compromettrait l'intégrité, l'indépendance ou la compétence de votre entreprise.
- Vous pouvez légalement faire affaire au Canada et avez déposé tous les documents réglementaires requis par les gouvernements provincial et fédéral.
- Vous avez communiqué de l'information concernant les faillites, les procès, le casier judiciaire, les décisions d’autres autorités de réglementation professionnelle et d’autres renseignements liés à l’emploi pour votre entreprise, y compris ses associées et associés, administratrices et administrateurs et dirigeantes et dirigeants.
d. Une fois la demande d'enregistrement remplie, les autres associées et associés, administratrices et administrateurs ou dirigeantes et dirigeants recevront un courriel pour créer leur propre compte sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance.
- Chacune de ces personnes doit créer un compte et remplir une demande confirmant qu’elle est administratrice ou administrateur, dirigeante ou dirigeant ou associée ou associé de la personne morale, et notamment indiquer le numéro de confirmation de Triton.
- Elle devra fournir son adresse courriel et une pièce d’identité émise par le gouvernement (passeport, permis de conduire ou certificat de naissance).
e. L'ARSF étudiera votre demande et vous enverra dans le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance un message indiquant si l'enregistrement de votre entreprise est approuvé ou si vous devez fournir un complément d'information.
- Vous recevrez un courriel vous informant le cas échéant des messages non lus dans votre compte du Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance.
- Ce processus devrait prendre 10 jours ouvrables.
2. Déposer votre demande de permis sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance
Une fois approuvé l'enregistrement de votre entreprise, vous pouvez déposer en ligne la demande de nouveau permis. Le système vous demandera d’effectuer les tâches suivantes :
- sélectionner le type d’assurance visé par la demande;
- indiquer le nom de votre agente ou agent désigné, en fournissant une copie de son permis de l’Ontario;
- indiquer le nom de chaque agente ou agent qui agira au nom de votre entreprise;
- envoyer une copie de votre demande à votre assureur parrain, et téléverser l’approbation de son parrainage;
- payer les droits avec une carte de crédit (VISA, Mastercard) ou certaines cartes de débit (RBC, TD, First Nations Bank of Canada, la plupart des caisses populaires).
Si votre entreprise vend d’autres types d’assurance (p. ex., assurance vie, accidents et maladie), vous pouvez utiliser le même compte d’entreprise, mais devrez présenter une demande différente pour chaque type de permis.
Après le dépôt de la demande
Un message confirmant que l’ARSF a reçu votre demande s’affichera dans le compte de la représentante principale ou du représentant principal sur le portail.
Remarque : les demandes provenant de l'extérieur de la province exigent souvent un examen complémentaire et il est donc probable que leur traitement prenne plus de 10 jours ouvrables. Veillez à disposer des documents pertinents sur l'enregistrement du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de l'Ontario.
Pour la plupart des demandes |
|
Si la demande nécessite un examen complémentaire |
|