Introduction
En vertu de la Loi sur les régimes de retraite (LRR) et de ses règlements d’application, les administrateurs de régimes de retraite sont tenus de déposer leurs documents auprès de l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF). Les documents à déposer et les échéances correspondantes sont définis dans la LRR et son règlement d’application. Ces documents aident l’ARSF et les administrateurs du régime à surveiller la santé du régime de retraite. En tant qu’autorité de réglementation fondée sur le risque, l’ARSF utilise les documents déposés comme un élément essentiel de la surveillance d’un régime de retraite.
Veiller à ce que l’ARSF dispose de renseignements à jour sur les régimes de retraite qu’elle réglemente est un élément essentiel de la réalisation des objectifs de l’ARSF. Les objectifs de l’ARSF en ce qui concerne les régimes de retraite en vertu de la Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers sont les suivants :
- favoriser une bonne gestion des régimes de retraite;
- protéger et préserver les prestations de retraite et les droits des bénéficiaires des régimes de retraite.
Depuis 2018, l’ARSF a le pouvoir d’imposer des pénalités administratives pécuniaires (PAC) pour certaines infractions à la LRR et ses règlements d’application. L’ARSF s’attend à ce que les PAC encouragent les promoteurs et les administrateurs de régimes à adopter une bonne gouvernance, une bonne gestion des risques et de bonnes pratiques commerciales en matière de régimes de retraite. Bien que l’ARSF ait suspendu ses efforts en raison de la pandémie mondiale, dans une mise à jour sur les régimes de retraite datée du 12 novembre 2021, l’ARSF a informé le secteur des pensions et les intervenants que l’ARSF reprendrait les processus de suivi avec les administrateurs de régimes pour les dépôts tardifs. La mise à jour sur les pensions indiquait que l’ARSF commencerait à prélever des PAC à partir de 2022.
Les premières observations ont révélé une concentration de dossiers en souffrance dans le secteur des régimes à cotisations déterminées. Plus précisément, l’ARSF a constaté que certains administrateurs de petits régimes à cotisations déterminées avaient du mal à soumettre les états financiers et les rapports d’information annuels dans les délais impartis. Le rapport de suivi du Bureau de la vérificatrice générale de l’Ontario des audits de l’optimisation des ressources de l’ARSF, daté de novembre 2022 (le rapport de la vérificatrice générale), a abouti à des conclusions similaires.
Projet d’engagement en faveur des régimes de retraite à cotisations déterminées
L’ARSF a lancé le projet sur les cotisations déterminées en septembre 2022. L’objectif de ce projet était de mettre en place une stratégie pour remédier à la non-conformité des dépôts. Il visait à éduquer le secteur des régimes à cotisations déterminées et à améliorer la compréhension de l’ARSF des questions de conformité, dans le but d’améliorer la conformité à l’avenir.
La première étape du projet sur les cotisations déterminées a consisté à contacter 256 administrateurs de régimes à cotisations déterminées qui, en date d’août 2022, avaient déposé leurs documents requis en retard et à :
- leur rappeler leurs responsabilités en matière de dépôt dans les délais, y compris le pouvoir de l’ARSF d’imposer des PAC;
- leur demander pourquoi ils ont déposé leurs documents en retard, au cas où l’ARSF pourrait faire quelque chose pour les aider à déposer leurs documents à temps à l’avenir;
- leur fournir des renseignements utiles pour les aider à effectuer les dépôts et à comprendre toutes leurs responsabilités en tant qu’administrateur de régimes.
Raisons des retards et réponse de l’ARSF
L’ARSF a déjà lancé ou est en train de lancer plusieurs initiatives visant à améliorer l’expérience des administrateurs de régimes et à les aider à effectuer leurs dépôts avant les dates d’échéance. Ces initiatives ont été lancées à la lumière de ce que les administrateurs de régimes nous ont dit au cours de nos conversations.
Les faits saillants de ces conversations et la façon dont l’ARSF a fait pour aider les administrateurs de régimes sont résumés dans le tableau ci-dessous.
| Ce que l’ARSF a entendu : raisons des dépôts tardifs | Ce que l’ARSF a fait |
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| 45 % ont indiqué que la raison du retard était qu’une nouvelle personne avait remplacé le délégué de l’administrateur du régime et que cette personne n’était pas au courant de cette responsabilité et n’était pas inscrite sur le portail de l’ARSF. |
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| 14 % ont trouvé qu’il était difficile de naviguer sur le Portail de services aux régimes de retraite (PSRR) de l’ARSF. Ce problème a souvent été constaté chez les déclarants qui n’étaient pas en retard de manière notable. |
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| 10 % n’ont pas vu l’obligation de dépôt en souffrance pour les états financiers dans le PSRR. Ceux-ci figuraient généralement sur une deuxième (ou troisième) page après la liste de tous les rapports d’information annuels en retard ou en attente de dépôt. Pour trouver la liste des états financiers en souffrance, l’administrateur du régime devait cliquer sur les pages suivantes. Il s’agissait d’une étape supplémentaire dont il n’avait pas conscience. |
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| Pour environ 12 % d’entre eux, l’ARSF pense que les dépôts n’ont pas été considérés comme une priorité. Quelques administrateurs de régimes (3 %) ont mal compris l’annonce faite par l’ARSF en février 2022, selon laquelle les états financiers « vérifiés » n’étaient plus requis pour les régimes à cotisations déterminées, ce qui signifiait que les états financiers n’étaient plus requis. Les autres raisons étaient variées, notamment des problèmes avec leur fournisseur de services, des fusions de régimes et d’autres raisons liées à des distractions professionnelles. |
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L’ARSF a pris des mesures importantes pour mobiliser les administrateurs des régimes de retraite afin de les mettre en conformité. Après une série d’avis (par exemple, deux rappels avant la date de dépôt et deux avertissements après la date d’échéance ou la date d’échéance prolongée), nous nous sommes efforcés de mobiliser directement les administrateurs des régimes de retraite par des moyens autres que le courrier électronique, tels que des appels téléphoniques et des rencontres. Si ces mesures ne permettaient pas de mettre le régime de retraite en conformité, l’ARSF envoyait alors une notification écrite de son intention d’imposer une PAC sommaire.
Pénalités administratives pécuniaires
Les PAC sont un moyen pour l’ARSF d’encourager la conformité des dépôts. Les dispositions relatives aux pénalités administratives sont énoncées aux articles 108.1 à 108.5 de la LRR et dans le règlement sur les pénalités administratives (Règl. Ont. 365/17).
Il existe deux types de PAC :
- Les pénalités administratives générales peuvent être imposées lorsqu’une personne ne s’est pas conformée à une exigence précise de la LRR et des règlements, à une exigence imposée par ordre du directeur général ou à une obligation assumée dans le cadre d’un engagement.
- Les pénalités administratives imposées par processus sommaire peuvent être imposées pour les dépôts réglementaires tardifs ou en souffrance.
L’ARSF attend des administrateurs de régime qu’ils comprennent leurs responsabilités en ce qui concerne leur régime de retraite, et notamment qu’ils tiennent à jour les coordonnées de l’administrateur de leur régime de retraite.
Procédure de l’ARSF en cas de dépôt tardif
Avant la date limite de dépôt, l’ARSF envoie deux rappels automatisés à l’administrateur du régime par courrier électronique par l’intermédiaire du PSRR. Une prolongation du délai de dépôt peut être demandée par l’intermédiaire du PSRR (même si le dépôt est en retard), si la durée de la prolongation est comprise dans la période autorisée (c’est-à-dire dans les 60 jours pour les états financiers et les rapports annuels[1]). Pour les prolongations plus longues, les administrateurs de régimes doivent contacter directement l’ARSF par courrier électronique.
Si un dépôt est en retard, l’ARSF envoie une « lettre d’avertissement » à l’administrateur du régime par l’intermédiaire du PSRR, cinq jours civils après la date limite (ou la date limite prolongée). Si aucune mesure n’est prise, une « lettre de proposition d’action » est envoyée 20 jours civils après l’échéance (prolongée).
Si, 30 jours après l’expiration du délai (prolongé), le dépôt n’a pas été effectué, l’ARSF s’efforcera de mobiliser l’administrateur du régime (notamment en le contactant par téléphone et par courrier électronique et en recherchant, le cas échéant, le nom de la nouvelle personne à contacter).
Un « avis écrit », comme le prévoit la LRR[2], sera envoyé avant d’imposer une PAC, ce qui donne à l’administrateur du régime une possibilité raisonnable de présenter des observations écrites.
Si les dépôts ne sont toujours pas effectués ou si l'ARSF n'est pas satisfaite des explications fournies, une ordonnance imposant une PAC sommaire sera envoyée à l'administrateur du régime, et le Tribunal des services financiers en recevra une copie
Pénalités administratives pécuniaires pour l’avenir
L’ARSF a fait preuve d’une grande souplesse en ce qui concerne les dépôts tardifs et a déployé des efforts considérables pour informer le secteur des responsabilités des administrateurs de régimes de retraite et des améliorations à apporter au PSRR. L’ARSF a désormais l’intention d’adopter une approche plus rigoureuse à l’égard des dépôts tardifs. À partir de 2024, l’ARSF attendra de tous les administrateurs de régimes qu’ils s’assurent que leurs coordonnées sont à jour dans le PSRR et, si les dépôts sont en retard après l’envoi de lettres d’avertissement, une ordonnance de paiement de PAC sommaires pourra être imposée.
Pénalités administratives pécuniaires imposées à ce jour
L’ARSF a imposé neuf ordonnances de paiement de PAC sommaires (deux régimes de retraite à prestations déterminées (PD), six régimes de retraite à cotisations déterminées (CD), un régime combiné PD/CD). Quatre des neuf ordonnances de paiement de PAC sommaires imposées ont fait l’objet d’un appel devant le Tribunal des services financiers. Les montants des ordonnances de paiement de PAC sommaires imposées à ce jour varient de 25 000 $ à 100 000 $. Les montants des ordonnances de paiement de PAC sommaires sont fixés par des règlements en vertu de la LRR et ne sont pas laissés à la discrétion de l’ARSF. Par exemple, la pénalité journalière pour un rappel annuel d’information en retard est de 100 $, jusqu’à une pénalité totale maximale de 25 000 $ (après 250 jours de retard).
Ces ordonnances de paiement de PAC sommaires concernaient des dépôts tardifs dus en 2022 et avant. L’ARSF examine les dépôts tardifs dus en 2023 et avant (les dates d’échéance varient en fonction de l’exercice financier et de la fin de l’année du régime de retraite) et des PAC sommaires devraient être imposées pour tous les dépôts en souffrance d’ici la fin de l’année 2023.
[1] L’article 105 (2) 1. de la LRR limite ces prorogations à 60 jours, sauf si l’ARSF estime qu’il existe des raisons extraordinaires et que personne ne sera lésé par une prorogation plus longue.
[2] Article 108.3 (2) de la LRR : Avant d’infliger une sanction, le directeur général donne à l’intéressé la possibilité de présenter des observations écrites.