Les personnes morales et les sociétés en nom collectif qui vendent de l’assurance vie, accidents et maladie doivent renouveler leur permis tous les deux ans auprès de l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF).

Le renouvellement des permis

Le permis d’assurance vie, accidents et maladie de votre entreprise couvre une période de deux ans, au terme de laquelle vous devrez renouveler le permis pour qu’il demeure actif.

L’ARSF vous enverra, 60 jours civils avant la date d’expiration, un courriel vous informant que vous devez renouveler le permis. Il s’agit là d’un rappel de courtoisie – il vous appartient de savoir quand votre permis expirera et de vous assurer que l’ARSF dispose bien de votre adresse courriel à jour.

Vous pouvez renouveler votre permis à tout moment pendant la fenêtre de 60 jours.

Remarque : Certains renouvellements sont traités rapidement, mais d’autres peuvent exiger un examen complémentaire. Déposez votre demande de renouvellement dès que possible pour éviter que votre permis n’expire.

Droits de renouvellement d’un permis

Les droits à payer pour renouveler un permis d’assurance vie, accidents et maladie sont les suivants :

  • 400 $ pour une personne morale
  • 200 $ pour une société en nom collectif

Ces droits couvriront les deux prochaines années du permis, au terme desquelles vous devrez renouveler le permis de nouveau.

Que faire si notre permis est inactif?

Si votre entreprise souhaite recommencer à vendre de l’assurance vie, accidents et maladie, consultez la page Remettre en vigueur le permis d’assurance d’une personne morale ou d’une société en nom collectif.

Que se passera-t-il si nous manquons la date limite de renouvellement du permis?

Si votre entreprise ne renouvelle pas le permis avant la date d’expiration, le permis expirera et ne sera plus actif.

Si votre entreprise souhaite continuer à vendre de l’assurance vie, accidents et maladie après l’expiration de son permis, consultez la page Remettre en vigueur le permis d’assurance d’une personne morale ou d’une société en nom collectif.

Quelles sont les exigences applicables au renouvellement d’un permis?

Vous devrez satisfaire à un grand nombre des exigences qui s’appliquaient au moment de votre demande de permis initiale, notamment :

  • Confirmer le nom de votre agente ou agent désigné, fournir une copie de son permis ontarien et veiller à ce que cette personne détienne un permis d’assurance vie, accidents et maladie.
  • Avoir une police d’assurance-responsabilité civile professionnelle dont la date d’expiration est postérieure de plus d’un mois à la date de la demande.
  • Si vous utilisez une dénomination commerciale différente de votre appellation légale, fournir une copie de votre permis principal d’entreprise.
  • En cas de modification quelle qu’elle soit des membres de votre conseil d’administration ou de votre équipe de direction (en ce qui concerne les personnes morales) :
    • Vous devrez fournir une copie des statuts de modification que vous avez déposés auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs. Pour obtenir des détails, consultez cette page de ServiceOntario.
  • Si vous utilisez le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance pour la première fois :
    • Vous devrez fournir une copie des documents attestant la constitution en personne morale (en ce qui concerne les personnes morales) ou des documents attestant la constitution en société en nom collectif que vous avez déposés auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs. Pour obtenir des détails, consultez cette page de ServiceOntario.

Si vous disposez de tous les documents exigés, vous pouvez commencer le processus de demande de renouvellement.

Nouveau processus de vérification du casier judiciaire

L’ARSF modifie son processus de délivrance de permis en ce qui concerne la vérification du casier judiciaire afin de s’assurer qu’il reste à jour. La vérification du casier judiciaire fait partie du processus rigoureux de qualification des permis mis en place par l’ARSF pour protéger les consommateurs en s’assurant que seules les personnes compétentes font souscrire ou offrent des produits et services financiers en Ontario.

L’ARSF exige désormais que les demandeurs de permis effectuent la vérification de leur casier judiciaire par l’intermédiaire de Triton Canada (Triton), notre fournisseur agréé. Si vous avez communiqué des informations sur une instance pénale ou si l’ARSF a reçu des informations selon lesquelles vous pourriez être impliqué dans une instance pénale, il se peut que vous ayez à effectuer une vérification du casier judiciaire après avoir soumis votre demande de renouvellement.

S’il le faut, l’ARSF vous en informera et vous enverra un lien vers le site Web de Triton pour effectuer la vérification du casier judiciaire. Une fois la vérification terminée, vous devrez fournir à l’ARSF le numéro de confirmation à 8 chiffres figurant sur votre reçu Triton. Des frais de 19,15 $ s’appliquent pour le service de Triton, et la vérification du casier judiciaire est valide pendant 90 jours.

Veuillez surveiller fréquemment vos courriels pour toute demande de renseignements de l’ARSF. Si vous avez d’autres questions sur le nouveau processus de vérification du casier judiciaire, veuillez communiquer avec nous.

Foire aux questions – Processus de vérification des antécédents

Tout est prêt pour renouveler un permis?

L’ARSF vient de transférer tous les permis de personnes morales et de sociétés en nom collectif au nouveau Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance. L’ARSF vous enverra un lien pour créer votre nouveau compte.

Vous devrez désigner une représentante principale ou un représentant principal ayant pour rôle d’être titulaire du compte sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et de déposer toutes les demandes en ligne. Cette personne doit être une administratrice ou un administrateur, une dirigeante ou un dirigeant ou une associée ou un associé.

Qui peut demander le renouvellement?

La demande devra être déposée par votre représentante principale ou représentant principal.

Le processus de renouvellement

Le processus de renouvellement comporte deux étapes, à savoir la confirmation des membres de votre conseil d’administration et de votre direction ou de vos associées et associés, puis le dépôt de la demande de renouvellement. Chacune de ces étapes exigera l’approbation de l’ARSF.

1. Confirmer les membres de votre conseil d’administration et de votre direction ou vos associées et associés sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance

a. Rendez-vous sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et présentez une demande pour Ajouter ou supprimer des membres de votre conseil d’administration et de votre direction ou des associées et associés.

  • Personnes morales : Le système vous demandera de téléverser une copie de vos documents attestant la constitution en personne morale pour confirmer qu’ils renferment la même liste de membres du conseil d’administration et de la direction.
  • Sociétés en nom collectif : Le système vous demandera de téléverser une copie de vos documents attestant la constitution en société en nom collectif (une déclaration ou un contrat de société) pour confirmer qu’ils renferment la même liste d’associées et d’associés.

b. Une fois la demande remplie, toute nouvelle personne ainsi ajoutée dans l’un de ses rôles recevra un courriel pour créer son propre compte sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance.

  • Chacune de ces personnes doit créer un compte et remplir une demande confirmant qu’elle est administratrice ou administrateur, dirigeante ou dirigeant ou associée ou associé de la société.
  • Elle devra fournir son adresse courriel et une des pièces d’identité émises par le gouvernement (passeport, permis de conduire ou certificat de naissance).

c. L’ARSF examinera votre demande pour confirmer que la liste des membres du conseil d’administration et de la direction ou des associées et associés est la même.

  • Une fois l’approbation accordée, vous recevrez un courriel vous informant que vous pouvez passer à la demande suivante.
  • Ce processus pourrait prendre 10 jours ouvrables.

2. Déposer la demande de renouvellement sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance

Rendez-vous sur le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance et déposez la demande de renouvellement. Le système vous demandera d’effectuer les tâches suivantes :

  • sélectionner le type d’assurance visé par le renouvellement. Dans ce cas, choisissez l’assurance vie, accidents et maladie;
  • confirmer le nom de votre agente ou agent désigné, en fournissant une copie de son permis de l’Ontario;
  • confirmer le nom de chaque agente ou agent qui agira au nom de votre entreprise;
  • présenter l’information sur votre assurance-responsabilité civile professionnelle;
  • payer les droits avec une carte de crédit (VISA, Mastercard) ou certaines cartes de débit (RBC, TD, First Nations Bank of Canada, la plupart des caisses populaires).

Si votre entreprise vend d’autres types d’assurance (p. ex., assurance générale), vous pouvez utiliser le même compte d’entreprise, mais devrez présenter une demande de renouvellement pour chaque type de permis.

Si la demande n’est pas accessible dans le Portail sur les permis à l’intention des sociétés d’assurance, il pourrait être trop tôt pour effectuer le renouvellement. Les demandes de renouvellement sont disponibles dans votre compte du portail 60 jours avant l’expiration de votre permis.

Après le dépôt de la demande de renouvellement

Un message confirmant que l’ARSF a reçu votre demande s’affichera dans le compte de la représentante principale ou du représentant principal sur le portail.

Pour la plupart des demandes

Si la demande nécessite un examen complémentaire