Approche 

No PE0204APP

 

Télécharger une exemplaire en format PDF

1. Objet et portée

1.1. L’objet de la présente Directive est de décrire la démarche de l’ARSF qu’un administrateur du régime de retraite doit suivre pour demander une renonciation à l’exigence de remettre des déclarations bisannuelles aux anciens participants à un régime de retraite ou à des participants retraités qui sont « manquants », en vertu du paragraphe 27 (3) de la Loi sur les régimes de retraite (LRR). La démarche s’applique à tous les types de prestations qui relèvent de la LRR.

1.2. Les critères applicables à la renonciation prévus par la LRR ont été modifiés en décembre 2019. 

1.3. Un ancien participant ou un participant retraité est considéré comme « manquant » si l’administrateur du régime ne parvient pas à trouver le participant ou à communiquer avec lui et qu’il croit raisonnablement que l’adresse du participant qui se trouve dans son dossier n’est plus valide. Les administrateurs devraient consulter la directive de l’ARSF intitulée Principes et pratiques concernant des participants manquants.

1.4. La renonciation qui fait l’objet de la présente directive ne peut être accordée que si l’administrateur a fait des efforts raisonnables pour trouver l’ancien participant ou le participant retraité (c.-à-d. obtenir son adresse actuelle), mais qu’il n’y est pas parvenu, et que les facteurs énoncés au paragraphe 27 (4) de la LRR sont pris en compte. 

1.5. Plus précisément, aucune exigence ne doit être réunie pour que l’administrateur du régime demande cette renonciation. L’administrateur du régime doit avoir fait des efforts raisonnables pour trouver le participant conformément à son devoir fiduciaire.

2. Justification et contexte

2.1. L’ARSF est un organe de réglementation du secteur des services financiers qui se fonde sur des principes et est axé sur des résultats. Les objets législatifs de l’ARSF relativement au secteur des régimes de retraite sont de promouvoir la bonne administration des régimes de retraite et de protéger les prestations de retraite et les droits des bénéficiaires des régimes de retraite.1

2.2. S’inspirant de ses Principes directeurs du secteur des régimes de retraite, l’ARSF examinera les demandes de renonciation en tenant compte des risques et d’une manière efficace.

2.3. La LRR exige que l’administrateur d’un régime de retraite remette une déclaration bisannuelle aux anciens participants et aux participants retraités.2 Les délais applicables à la transmission des déclarations bisannuelles et une description des renseignements que doivent comprendre ces déclarations sont énoncés dans le Règlement 909 pris en vertu de la LRR (le « Règlement »).3 

2.4. L’ARSF peut renoncer à l’exigence prévue par le Règlement de remettre des déclarations bisannuelles aux anciens participants ou aux participants retraités si elle est convaincue que l’administrateur du régime de retraite ne parvient pas à trouver le participant après avoir fait des efforts raisonnables dans ce but.

2.5. En tant que fiduciaire et gardien de renseignements personnels, l’administrateur doit maintenir confidentiels les renseignements personnels des participants et ne doit pas envoyer une déclaration bisannuelle ou d’autres documents contenant des renseignements personnels à l’adresse d’un ancien participant ou d’un participant retraité s’il a de bonnes raisons de croire que cette adresse n’est plus valide.

2.6. Si un administrateur a déjà obtenu une renonciation en vertu de la LRR, conformément à la politique de la CSFO en vigueur avant le 10 décembre 2019 (Politique A300-901 - Renonciation aux déclarations bisannuelles pour les anciens participants et les participants retraités disparus), il n’est pas tenu d’obtenir une autre renonciation en vertu de la LRR et de la présente directive de l’ARSF, sauf s’il sait que des circonstances concernant le participant manquant ont changé et qu'il ne serait pas raisonnable de se fonder sur une renonciation antérieure.

3. Renseignements généraux

3.1. La présente directive remplace la Politique A300-901 de la CSFO, intitulée Renonciation aux déclarations bisannuelles pour les anciens participants et les participants retraités disparus et les foires aux questions connexes.

3.2. Une renonciation délivrée en vertu du paragraphe 27 (3) de la LRR ne s’applique qu’aux déclarations bisannuelles qui doivent être remises aux anciens participants et aux participants retraités; elle ne s’applique pas à une autre exigence de communiquer des renseignements.

3.3. Des renseignements supplémentaires à l’attention des administrateurs de régimes de retraite à lois d’application multiple, enregistrés en Ontario ou dans un autre territoire de compétence du Canada, figurent à l’annexe 2.

4. Processus et pratiques

4.1. Demande de renonciation

4.1.1.  La demande de renonciation doit être envoyée à l’attention de l’agent des régimes de retraite de l’ARSF. Il est recommandé d’envoyer la demande par voie électronique.

La demande doit comprendre les renseignements suivants :

  1. Des renseignements de base sur le régime de retraite :
    • le nom du régime et son numéro d’enregistrement;
    • le nom de l’administrateur du régime. 
  2. Une brève description de la demande de renonciation, par exemple :
    Description de la demande de renonciation

    Une demande est présentée en vue d’obtenir une renonciation, en vertu du paragraphe 27 (3) de la Loi sur les régimes de retraite, de l’exigence de remettre des déclarations bisannuelles en application du paragraphe 27 (2) de la LRR, à l’égard de [nbre] anciens participants et [nbre] participants retraités.
  3. Les renseignements décrits au paragraphe 27 (4) de la LRR, en tenant compte des considérations suivantes :
    • Pour des prestations déterminées : indiquez le montant de la pension et la valeur de rachat. Pour des régimes à cotisations déterminées ou d’autres paiements forfaitaires : indiquez le solde ou le montant forfaitaire qui a été le plus récemment déclaré à l’administrateur.
    • Dans la description de la valeur de rachat d’un droit à des prestations déterminées d’anciens participants ou de participants retraités, l’ARSF acceptera la valeur actuelle (c.-à.-d. passif actuariel individuel) du plus récent rapport d’évaluation actuarielle. D’autres méthodes raisonnables d’estimation sont aussi acceptables.
    • Pour décrire les recherches effectuées, le calendrier approximatif des recherches devrait être indiqué.
    • Pour décrire le coût des recherches effectuées, la demande peut mentionner un coût approximatif par personne engagé et les coûts anticipés de recherches futures additionnelles.
  4. Une attestation de conformité
    La demande de renonciation doit contenir une attestation de conformité, comme celle qui figure à l’annexe 1 de la présente directive, signée par le représentant autorisé de l’administrateur.

4.1.2. La demande de renonciation peut être préparée, signée et envoyée à l’ARSF par un employé, un mandataire ou un fournisseur de services autorisé de l’administrateur. Si elle est envoyée à l’ARSF par une personne qui n’est pas un employé de l’administrateur, une copie de la demande doit aussi être envoyée à l’administrateur. C’est l’administrateur qui est en définitive responsable des déclarations faites dans la demande.

4.1.3. La demande de renonciation peut être déposée n’importe quand, mais une renonciation n’a d’effet que lorsqu’elle est délivrée.

4.1.4. Une renonciation approuvée demeure en vigueur jusqu’à sa révocation. La renonciation est réputée révoquée dès que l’administrateur reçoit ce qu’il croit constituer les coordonnées actuelles de l’ancien participant ou du participant retraité pour lequel la renonciation a été accordée; après la révocation d’une renonciation approuvée, il faut immédiatement recommencer à communiquer avec l’ancien participant ou le participant retraité. 

4.1.5. L’administrateur doit aviser promptement l’ARSF s’il reçoit les coordonnées de l’ancien participant ou du participant retraité à l’égard duquel il a obtenu une renonciation. En général, l’ARSF considère qu’un avis a été donné « promptement » dans ce contexte s’il est donné à l’ARSF au plus tard dans les 12 mois qui suivent ou avant la date de remise de la prochaine déclaration bisannuelle.

4.2. Processus d’examen de l’ARSF 

4.2.1. Aux fins de son examen, l’ARSF peut se fonder sur la demande de renonciation décrite au paragraphe 4.1 et sur l’attestation signée contenant les renseignements indiqués à l’Annexe 1 pour remplir l’exigence de tenir compte des facteurs énumérés au paragraphe 27 (4) de la LRR avant d’accorder la renonciation demandée. L’ARSF peut demander des renseignements supplémentaires.

4.2.2. Si la demande de renonciation est acceptable, l’ARSF enverra une lettre à son auteur pour l’informer qu’elle lui octroie la renonciation. L’auteur de la demande doit conserver indéfiniment un dossier de la demande qui contient tous les documents justificatifs. 

4.2.3. L’ARSF avisera l’auteur de la demande, par écrit, si la demande est incomplète ou si elle n’est pas conforme à la LRR et à la présente directive. L’ARSF indiquera à l’auteur de la demande le délai de réponse qui lui est imparti. L’auteur de la demande aura ensuite la possibilité de fournir des renseignements supplémentaires ou de se conformer à la LRR et à la présente directive. 

4.2.4. Si la demande est considérée comme inacceptable, l’auteur de la demande en sera avisé par une lettre lui communiquant la décision de ne pas accorder la renonciation et les motifs de cette décision.

4.2.5. L’ARSF peut publier des renseignements concernant chaque renonciation accordée à un administrateur.

5. Date d’entrée en vigueur et examen futur

La présente Approche entre en vigueur le [date à déterminer]. Elle sera examinée au plus tard le [date à déterminer]. À la date d’entrée en vigueur de la présente approche, la politique de la CSFO A300-901 - Renonciation aux déclarations bisannuelles pour les anciens participants et les participants retraités disparus et les FAQ connexes seront retirées et elles ne seront plus en vigueur.

6. À propos de la présente Approche

L’Approche est un document qui décrit les principes, les processus et les pratiques internes de l’ARSF en matière de surveillance et d’application du pouvoir discrétionnaire du directeur général. L’Approche peut mentionner des obligations de conformité, mais n’en crée pas. Consultez le Cadre de lignes directrices de l’ARSF pour de plus amples renseignements.

7. Annexes et références

Annexes

Annexe 1. Attestation de conformité
Annexe 2. Autres renseignements à l’attention des administrateurs de régimes relevant de plus d'une autorité gouvernementale.

Références

Article 27, Loi sur les régimes de retraite
Articles 40.1 et 40.2 du Règlement 909 pris en vertu de la Loi sur les régimes de retraite.

Annexe 1 – Attestation de conformité

Attestation de conformité pour une demande en vue d’obtenir la renonciation à l’exigence de remettre une déclaration bisannuelle

Administrateur du régime :

Indiquer le nom légal de l’administrateur du régime

Régime de retraite :

Indiquer le nom complet du régime de retraite et son numéro d’enregistrement

J’atteste à l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers qu’à ma connaissance :

  • Je, la personne qui fait la présente attestation, suis autorisé(e) à la faire par l’administrateur du régime de retraite;
  • Si je ne suis pas un(e) employé(e) de l’administrateur, j’ai remis une copie de la présente attestation et de la demande de renonciation qui l’accompagne à l’administrateur;
  • Une recherche a été effectuée pour chaque ancien participant ou participant retraité dont le nom figure dans la demande de renonciation. Cette recherche était raisonnable selon le montant ou la valeur de rachat de la pension différée de l’ancien participant ou de la pension du participant retraité manquant, selon le cas, le coût des recherches effectuées et le coût prévu de recherches additionnelles, ainsi que toute autre considération pertinente;
  • Les documents justificatifs accompagnant la demande de renonciation sont, à ma connaissance, véridiques et corrects;
  • Un représentant de l’administrateur du régime avisera l’ARSF dès qu’un ancien participant ou un participant retraité dont le nom figure sur la liste des participants manquants n’est plus considéré comme « manquant »;
  • Tous les dossiers et documents justificatifs se rapportant à la demande de renonciation, dont la liste des participants manquants, seront conservés indéfiniment par l’administrateur du régime ou en son nom 

FAIT le ____________________________________________________, __________. 
                               (jour)                                          (mois)                         (année) 

______________________________________________________ 
Signature du (de la) représentant(e) autorisé(e) de l’administrateur 

___________________________________________________ 
Nom et titre du signataire ci-dessus 

___________________________________________________ 
Capacité dans laquelle le signataire signe
(p. ex., employé de l’administrateur du régime, fournisseur de services pour l’administrateur du régime)

Annexe 2 - Autres renseignements à l’attention des administrateurs de régimes relevant de plus d'une autorité gouvernementale

Applicabilité des paragraphes 27 (2) et (3) de la LRR à des régimes relevant de plus d’une autorité gouvernementale

L’applicabilité du paragraphe 27 (2) de la LRR, l’exigence de transmettre des déclarations aux anciens participants et aux participants retraités, est établie selon le territoire de compétence où le régime de retraite a été enregistré et la question de savoir si ce territoire de compétence est signataire de l’Entente de 2016 sur les régimes de retraite relevant de plus d’une autorité gouvernementale (l’Entente de 2016) ou, dans la mesure où le même traitement est assuré, de toute entente qui l’a remplacée. 

Participants à un régime relevant de plus d’une autorité gouvernementale enregistré en Ontario qui ne résident pas en Ontario

Si un ancien participant ou un participant retraité d’un régime de retraite enregistré en Ontario est assujetti aux lois relatives aux prestations de retraite d’un territoire de compétence (autre que l’Ontario) signataire de l’Entente de 2016, l’exigence imposée à l’Ontario de transmettre des déclarations bisannuelles s’applique à ce participant. Dans ce cas, l’administrateur du régime peut demander une renonciation pour des anciens participants ou des participants retraités auxquels s’applique l’Entente de 2016, mais qui ne vivent pas en Ontario (séparément ou avec la demande de renonciation concernant des anciens participants ou participants retraités qui vivent en Ontario).

Cependant, si un ancien participant ou un participant retraité d’un régime de retraite enregistré en Ontario est assujetti aux lois relatives aux prestations de retraite d’un territoire de compétence (autre que l’Ontario) qui n’est pas signataire de l’Entente de 2016, l’exigence imposée à l’Ontario de transmettre des déclarations bisannuelles ne s’applique pas à ce participant et le processus de demande de renonciation n’entre pas en ligne de compte. Les exigences de transmission de déclarations périodiques de cet autre territoire de compétence s’appliqueront.

Participants vivant en Ontario à un régime relevant de plus d’une autorité gouvernementale qui n’est pas enregistré en Ontario

Si le régime de retraite n’est pas enregistré en Ontario, mais qu’il est enregistré dans un territoire de compétence du Canada qui n’est pas signataire de l’Entente de 2016, le paragraphe 27 (2) de la LRR (Ontario) et les paragraphes 40.1 (1) et 40.2 (1) du Règlement 909 pris en vertu de la LRR s’appliquent aux anciens participants et aux participants retraités du régime. L’administrateur de ce régime peut demander une renonciation en vertu du paragraphe 27 (3) de la LRR à l’égard de ces anciens participants et participants retraités qui vivent en Ontario. La demande de renonciation doit être envoyée à l’organe de réglementation de la province où le régime de retraite a été enregistré.

Si le régime de retraite n’est pas enregistré en Ontario, mais qu’il est enregistré dans une province qui n’est pas signataire de l’Entente de 2016, le paragraphe 27 (2) de la LRR (Ontario) et les paragraphes 40.1 (1) et 40.2 (1) du Règlement 909 pris en vertu de la LRR ne s’appliquent pas aux anciens participants et aux participants retraités du régime et le processus de demande de renonciation n’entre pas en ligne de compte. Ce sont les dispositions pertinentes des lois du territoire de compétence où le régime de retraite a été enregistré qui s’appliquent.

Date d’entrée en vigueur : [date à déterminer]


1 Par. 3 (3) de la Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers
2 Par. 27 (2) de la Loi sur les régimes de retraite
3 Art. 40.1 et 40.2.