Introduction

En Ontario, les régimes de retraite enregistrés doivent se soumettre à des examens, comme le prévoit la Loi sur les régimes de retraite (« LRR ») de la province. En tant qu’organisme de réglementation fondé sur des principes et axé sur les résultats, l’ARSF mène des missions proactives et collaboratives qui constituent des outils essentiels pour améliorer la santé financière des régimes de retraite et atteindre les résultats souhaités. Conformes à l’approche proactive de l’ARSF en gestion des relations, ces examens appuient ses objectifs qui consistent à promouvoir la saine administration des régimes de retraite et à protéger les droits et les prestations de retraite de leurs bénéficiaires. Grâce à ces examens, l’ARSF est en mesure de repérer les problèmes de conformité et de favoriser l’adoption des meilleures pratiques dans le domaine de l’administration de régime.

À quoi s’attendre pendant l’examen d’un RREU ou d’un RRI

Chaque mois, des régimes sont sélectionnés à des fins d’examen selon une approche dynamique fondée sur les risques. Cette approche tient compte de plusieurs critères comme une analyse de l’environnement (c.-à-d. difficultés économiques, sectorielles) et une analyse des risques propres au régime (c.-à-d. capitalisation du régime, placements, historique de conformité des dépôts et des versements).

Dès lors qu’un régime a été choisi, son administrateur peut s’attendre à recevoir un appel téléphonique l’informant qu’un examen aura lieu et lui expliquant la raison pour laquelle son régime a été retenu. Une vue d’ensemble du processus, de l’objet de l’examen et des prochaines étapes lui sera alors présentée.

Après l’appel, l’ARSF enverra au régime une lettre de début d’examen qui reprendra en détail les renseignements communiqués lors de l’appel. Outre la lettre de début, l’administrateur recevra l’outil d’examen préliminaire. Il s’agit d’une auto-évaluation au format Excel dont le but est de compiler des renseignements sur le régime. L’ARSF se servira de cet outil comme évaluation initiale des risques pour guider son examen par la suite, afin que celui-ci soit proportionnel aux risques préliminaires évalués.

L’administrateur devra remplir et soumettre l’outil d’examen préliminaire, accompagné des justificatifs requis, dans un délai de 2 à 3 semaines à compter de la réception de la lettre de début. Ce délai est considéré comme suffisant pour réunir les renseignements requis et organiser les éventuelles ressources dont l’administrateur pourrait avoir besoin dans le cadre de l’examen.

Après avoir reçu l’outil d’examen préliminaire et les justificatifs, l’ARSF procédera à une analyse approfondie des renseignements fournis. À ce stade, l’ARSF échangera régulièrement avec l’administrateur pour obtenir des clarifications ou demander des documents supplémentaires, au besoin. L’ARSF tiendra l’administrateur informé des constatations relevées au fur et à mesure. Le but est de garantir en continu la transparence du processus et de permettre à l’administrateur de mieux comprendre les constatations relevées pendant l’examen, avant l’envoi du rapport final.

À la fin de l’examen, l’ARSF remettra à l’administrateur une ébauche du rapport final sous la forme d’une lettre contenant des observations, des conclusions, des recommandations et des points de conformité. Un appel sera organisé avec l’administrateur pour discuter de la lettre et vérifier que les recommandations de l’ARSF sont bien comprises.

La version finale de la lettre sera envoyée après cet appel. Elle contiendra toute révision appropriée dont il aura été question avec l’administrateur, ainsi qu’une demande de réponse dans les 60 jours qui suivent la réception de la lettre. La réponse devra inclure un plan d’action et un calendrier pour gérer les domaines de risque et les points de non-conformité récapitulés dans la lettre.

Un suivi pourra être organisé avec le régime après l’examen, ce qui pourra prendre la forme d’un appel téléphonique ou d’un autre examen complet. Ce travail de suivi sera axé sur le risque et proportionnel aux résultats de l’examen, la priorité étant accordée aux mesures à prendre établies au terme de l’examen.

Sur le plan logistique, le programme des examens est structuré de manière à pouvoir être exécuté dans un format hybride avec une fonctionnalité à distance. L’ARSF reconnaît que le travail peut désormais s’effectuer de façon virtuelle et à ce titre, elle est en mesure de répondre aux besoins des intervenants qui souhaitent procéder à distance, tout en pouvant mener des examens sur place dans les locaux du régime, au besoin. Concernant le délai, un examen complet peut nécessiter de quatre à huit semaines. Cela comprend la période de transition pour réunir et recevoir les justificatifs, l’examen et l’analyse, ainsi que les boucles de rétroaction à l’intérieur de ce délai où l’ARSF va échanger régulièrement avec l’administrateur.

Des ressources additionnelles sont disponibles ci-dessous