Webinaire de l’ARSF pour les fournisseurs de services de santé (Le 1er mars 2023)

Beata Morris :
01:07    Bonjour. Je m’appelle Beata Morris et je suis la chef de notre département de surveillance des pratiques de l’industrie et chargée de la surveillance des compagnies d’assurance IARD. Je suis également accompagnée de Stevie Madder, notre chef de la surveillance des fournisseurs de services de santé. Stevie vous présentera les exigences de conformité que les fournisseurs de services doivent respecter lors de notre séance d’aujourd’hui. Avant de commencer, il est important de reconnaître que nous nous trouvons sur les terres ancestrales des Mississaugas de Credit, des Anishinabes, des Chippewas, des Haudenosaunees et des Wendats., et qu’elles abritent aujourd’hui de nombreuses Premières Nations, des Inuits et des Métis. Nous reconnaissons que Toronto est couvert par le Traité no 13 avec les Mississaugas du Crédit et les Traités Williams signés avec plusieurs bandes de Mississaugas et de Chippewas.

Beata Morris :
01:55    Je vais simplement aborder quelques questions d’ordre administratif pour le webinaire d’aujourd’hui. C’est un événement en direct Microsoft Teams et en tant que participant, votre audio et vidéo ont été automatiquement désactivés. Nous vous rappelons que la séance d’aujourd’hui est enregistrée. Si vous avez des questions tout au long de la journée, vous pouvez les rédiger à tout moment de la présentation en utilisant l’icône « Q et R » en haut à droite de votre écran. Nous répondrons aux questions à la fin de notre présentation. Si nous ne pouvons pas répondre à toutes les questions aujourd’hui, les réponses seront fournies avec le webinaire lorsqu’il sera publié. Vous recevrez une notification lorsque les documents seront disponibles sur notre site Web. Nous regrouperons les questions similaires afin de pouvoir répondre au plus grand nombre de questions possible aujourd’hui. Nous espérons que la présentation d’aujourd’hui vous sera utile. Sur ce, commençons. Diapositive suivante, s’il vous plaît.

Beata Morris :
02:50    Voici donc notre ordre du jour pour aujourd’hui. Nous allons faire un survol du secteur des services de santé et fournir quelques mises à jour récentes sur ce secteur. Nous vous donnerons un aperçu du contenu du webinaire. Stevie abordera ensuite les exigences réglementaires, y compris en matière de rapports, de pratiques opérationnelles et de conformité. Nous vous indiquerons également des ressources à votre disposition pour obtenir de plus amples renseignements. Enfin, vers la fin, nous répondrons à vos questions. Diapositive suivante, s’il vous plaît. Survol rapide. Avant de céder la parole à Stevie, je vais faire une brève mise à jour et souligner le rôle de l’ARSF dans la promotion de la conformité et la sensibilisation dans le secteur. L’ARSF délivre des permis aux fournisseurs de services, ce qui leur permet d’être payés directement par les compagnies d’assurance-automobile pour les prestations réclamées en vertu du barème des indemnités d’accident légales. Tous les fournisseurs de services doivent soumettre leurs demandes et factures de biens et de services par l’intermédiaire du Système DRSSAA, mais seuls les fournisseurs de services agréés par l’ARSF peuvent recevoir des paiements directs des compagnies d’assurance-automobile.

Beata Morris :
03:49    En février 2023, nous aurons un peu moins de 5 000 fournisseurs de services actifs autorisés à exercer en Ontario. Environ 99 % de toutes les factures traitées par le Système DRSSAA proviennent de fournisseurs de services agréés par l’ARSF. Le volume de facturation et le nombre de nouveaux demandeurs déclarés chaque année dans le Système DRSSAA témoignent de l’importance d’une supervision efficace dans ce secteur. Les résultats de l’examen de conformité 2021 de l’ARSF pour 2022 et les commentaires de tous les intervenants montrent qu’il faut mieux comprendre les exigences réglementaires. L’objectif du webinaire d’aujourd’hui est de sensibiliser aux obligations de conformité des fournisseurs de services. En outre, un secteur plus large de la conformité contribuera à garantir un traitement équitable des demandeurs qui bénéficient d’indemnités d’accident légales à la suite d’un accident de la route. Une dernière remarque avant de passer la parole à Stevie. Étant donné que nous disposons d’un temps limité aujourd’hui et afin de garantir que le webinaire reste axé sur la sensibilisation aux obligations de conformité, nous ne répondrons qu’aux questions liées au contenu présenté dans le webinaire d’aujourd’hui. Sur ce, je passe la parole à Stevie.

Stevie Madder :
05:03    Bonjour à tous. Je vous remercie, Beata, d’avoir fourni cette excellente vue d’ensemble du secteur, qui, à mon avis, met vraiment en perspective la raison pour laquelle nous sommes tous ici aujourd’hui. Elle permet de mieux comprendre certaines des exigences de conformité qu’un fournisseur de services titulaire d’un permis délivré par l’ARSF doit respecter. Comme Beata l’a mentionné, je m’appelle Stevie Madder et je suis le chef du secteur de surveillance des fournisseurs de services de santé de l’ARSF. De nombreux intervenants nous ont fait savoir que nos efforts de supervision devraient être axés sur l’éducation du secteur. En novembre, l’ARSF a donc republié le Guide pratique de conformité à l’intention des fournisseurs de services de santé, qui constitue la première étape de notre engagement en matière d’éducation. Le guide rapide donne un aperçu de certaines des obligations d’un fournisseur de services en vertu de la Loi sur les assurances, de ses règlements et des règles de l’ARSF. Le guide rapide met l’accent sur les domaines de non-conformité les plus courants que nous avons constatés d’année en année depuis que la mise en place du régime de délivrance des permis en 2014.

Stevie Madder :
06:11    Je comprends que ces attentes en matière de conformité soient dispersées dans divers règlements et lignes directrices. Il y a le Règlement 90/14, l’Annexe sur les indemnités d’accident légales (AIAL), les lignes directrices du Système DRSSAA et la règle sur les droits et cotisations. Cela peut poser des défis aux fournisseurs de services et aux principaux représentants. Ce guide rapide et le webinaire d’aujourd’hui ont pour objectif de vous guider dans les domaines de non-conformité les plus courants que nous constatons dans le cadre de nos contrôles de conformité et d’aider chacun à comprendre les attentes et les exigences réglementaires. Aujourd’hui, j’aborderai donc quelques-unes des exigences importantes liées aux rapports, aux pratiques opérationnelles et à la conformité. Diapositive suivante, s’il vous plaît.

Stevie Madder :
07:06    Les fournisseurs de services doivent signaler à l’ARSF toute modification de leur activité dans un délai de cinq jours ouvrables. Cela comprend les changements d’adresse postale, d’adresse courriel, de numéro de téléphone, d’établissement principal ou de tout établissement, succursale, bureau ou emplacement en Ontario. Il est également très important que les fournisseurs de services veillent à ce que toutes les informations soient mises à jour dans leur compte ARSF. Diapositive suivante, s’il vous plaît.

Stevie Madder :
07:40    Les fournisseurs de services sont tenus de calculer et de communiquer à l’ARSF un compte de créances en vertu de l’AIAL exact. Ils doivent s’assurer que toutes les informations figurant dans leur déclaration annuelle (DA) et toute autre information fournie à l’ARSF sont correctes, y compris le nombre total de demandeurs en vertu de l’AIAL. Le nombre total de demandeurs en vertu de l’AIAL déclaré dans la DA doit respecter la méthode de calcul prescrite par la règle sur les droits et cotisations. La règle sur les droits et cotisations stipule que le nombre total de demandeurs en vertu de l’AIAL désigne le nombre total de personnes pour lesquelles un paiement a été reçu au titre des frais désignés (calculés par accident) au cours de l’année civile antérieure. Une personne peut être comptée plusieurs fois si elle a été impliquée dans plusieurs accidents. Comme vous le savez sans doute, l’ARSF utilise les informations de la base de données des demandes de règlement pour soins de santé pour compléter et valider les informations communiquées dans la DA. Ainsi, dans les dernières DA, nous avons inclus, comme point de référence, le nombre total de demandeurs en vertu de l’AIAL calculé pour chaque fournisseur de services en nous fondant sur la base de données des demandes de règlement pour soins de santé, qui est réellement destinée à être utilisée comme point de référence lors de la validation du nombre de demandeurs à partir de vos propres dossiers. Diapositive suivante, s’il vous plaît.

Stevie Madder :
09:07    Nous parlons donc ici de l’obligation d’établir et de mettre en œuvre des politiques et des procédures. Vos politiques et procédures doivent donc être adaptées à la nature et au volume de vos activités liées à l’AIAL. Les politiques et les procédures doivent être conçues de manière à éviter que le fournisseur de services ne prépare ou ne soumette à un assureur des formulaires, des plans, des factures, des documents et d’autres informations erronés, trompeurs ou mensongers. Les fournisseurs de services sont également tenus d’examiner périodiquement les documents soumis aux assureurs pour s’assurer qu’ils sont conformes à la loi et aux lignes directrices applicables, et pour garantir le rapprochement des factures. L’examen doit être effectué d’une manière et à une fréquence adaptées au volume d’activité du fournisseur de services en ce qui concerne les indemnités d’accident légales; dans tous les cas, pas moins d’une fois tous les trois mois si le fournisseur de services a reçu 50 000 $ ou plus pour des dépenses inscrites par les assureurs au cours de l’année civile précédant l’examen, ou une fois tous les 12 mois si le fournisseur de services a reçu moins de 50 000 $ pour des dépenses inscrites par les assureurs au cours de l’année civile précédant l’examen.

Stevie Madder :
10:35    Les fournisseurs de services doivent également mettre en place une procédure de traitement et de résolution des plaintes des assureurs concernant les systèmes et les pratiques opérationnels du fournisseur de services en matière de dépenses inscrites. Diapositive suivante, s’il vous plaît. Les fournisseurs de services sont tenus de tenir à jour une liste exacte dans le Système DRSSAA. Il est très important que les fournisseurs de services tiennent à jour leur liste dans le Système DRSSAA. Les fournisseurs de services sont tenus de rester en contact régulier avec les professionnels de la santé inscrits sur leur liste, même s’ils ne sont pas employés à temps plein. Cela permet de s’assurer que ces personnes savent qu’elles sont associées à l’établissement et qu’elles consentent à cela. Dans les dix jours suivant le départ d’un employé ou la réception d’une demande de retrait de la liste dans le Système DRSSAA d’un professionnel de santé, l’établissement doit mettre à jour son compte dans le Système DRSSAA en indiquant la date de fin d’activité de ce fournisseur. Cela garantit qu’aucun autre formulaire de traitement FDIO ne sera soumis en utilisant les titres de compétence du fournisseur. Une liste inexacte dans le Système DRSSAA permet d’abuser des titres de compétence d’un professionnel de la santé réglementé. Il est donc très important de veiller à ce que votre entreprise respecte cette exigence. Diapositive suivante, s’il vous plaît.

Stevie Madder :
12:11    Tous les formulaires FDIO 18 et FDIO 23 doivent donc être signés par le professionnel de santé réglementé et le demandeur. La seule pratique conforme pour la soumission des FDIO 18 et FDIO 23 consiste à remplir le formulaire, à obtenir la signature du demandeur, puis à soumettre le formulaire par l’intermédiaire du Système DRSSAA. Diapositive suivante, s’il vous plaît.

Stevie Madder :
12:42    Tous les FDIO 21 doivent donc être signés. Ils peuvent être signés par le professionnel de la santé réglementé qui a fourni le traitement, ou le professionnel de la santé réglementé peut désigner un signataire autorisé pour signer le FDIO 21 en son nom, à condition qu’il ait donné son consentement. Les fournisseurs de services sont tenus de conserver une copie du FDIO 21 signé dans leurs dossiers. Il peut donc s’agir de la version papier originale ou d’une copie électronique enregistrée en format PDF. Diapositive suivante, s’il vous plaît.

Stevie Madder :
13:25    Les fournisseurs de services doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’identité des demandeurs en vertu de l’AIAL. Les fournisseurs doivent donc vérifier que les biens et services sont fournis à la personne impliquée dans l’accident de la route. Diapositive suivante, s’il vous plaît. C’est pourquoi nous avons inclus une liste de ressources à la disposition des fournisseurs de services que vous pouvez trouver utiles. Pour gagner du temps, je ne vais pas passer en revue chaque élément de cette liste, mais je vous encourage à consulter ces documents, car ils contiennent de nombreuses informations importantes qui peuvent être utiles pour garantir que les activités de votre entreprise sont conformes aux lois en vigueur et pour assurer un traitement équitable aux demandeurs qui ont accès aux indemnités en vertu de l’AIAL. Diapositive suivante, s’il vous plaît.

Stevie Madder :
14:23    Ceci conclut donc la présentation officielle de certaines des exigences de conformité qu’un fournisseur de services doit respecter. Je tiens à vous remercier tous d’avoir participé. Nous avons des centaines de participants ici aujourd’hui et, d’après ce que je vois, un certain nombre de questions ont été posées. Si vous avez une situation individuelle que vous avez exposée dans la séance de clavardage et que vous souhaitez en discuter, nous vous encourageons à communiquer directement avec l’ARSF, car nous n’aborderons pas les situations individuelles au cours de ce webinaire. Les réponses à toutes les questions relatives au contenu du webinaire auxquelles nous ne répondons pas aujourd’hui seront publiées ultérieurement sur notre site Web et nous vous en informerons quand ce sera le cas. Cela dit, passons à certaines des questions. D’accord. L’une des questions les plus fréquentes que je vois est la suivante : dans certains cas, un fournisseur a quitté ma clinique, mais je ne peux pas le désactiver dans le délai de 10 jours parce que j’attends de recevoir des factures en souffrance à son nom.

Stevie Madder :
15:33    Une fois qu’un fournisseur a été désactivé ou qu’une date de fin lui a été attribuée dans le Système DRSSAA, l’établissement dispose en fait de six mois pour soumettre toutes les FDIO 21 restantes au nom du fournisseur. Pour les FDIO 18 et 23, le nom du fournisseur cessera d’apparaître dans les listes déroulantes à sa date de fin. Cependant, pour les FDIO 21, le nom du fournisseur continuera d’apparaître dans la liste déroulante pendant six mois après la date de fin. Toutes les factures de ce fournisseur doivent être réglées dans les six mois. D’accord. Une autre question. Une fois les politiques et les procédures établies, les fournisseurs de services sont-ils tenus de procéder à un examen annuel de leurs politiques et procédures?

Stevie Madder :
16:28    Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale de réviser vos politiques et procédures tous les ans, nous recommandons comme pratique exemplaire que les fournisseurs de services mettent régulièrement à jour leurs politiques et procédures afin qu’elles reflètent correctement leurs activités opérationnelles. Que ce soit tous les ans, tous les semestres ou peut-être plus longtemps, nous laissons au fournisseur de services le soin de décider ce qui est le plus judicieux pour son entreprise. D’accord. Une autre question. Chaque année, lorsque je calcule le nombre total de demandeurs en vertu de l’AIAL pour ma clinique, il y a une différence entre mon calcul et le calcul fourni par l’ARSF, qui est fondé sur la base de données des demandes de règlement pour soins de santé. Pourquoi?

Stevie Madder :
17:25    C’est une excellente question. Le nombre de demandeurs indiqué dans la base de données des demandes de règlement pour soins de santé offre un point de référence destiné à aider les fournisseurs de services à valider le nombre de demandeurs à partir de leurs propres dossiers. Par conséquent, ce chiffre ne correspond pas exactement à la définition du nombre de demandeurs dans la règle sur les droits et cotisations de l’ARSF. Il est basé sur les factures approuvées, et non sur la date de réception du paiement. Il n’est donc pas rare, et c’est même logique, qu’il y ait un léger écart entre les deux calculs. En fin de compte, l’objectif est de servir de base de référence afin que, si votre chiffre est très éloigné de la réalité, vous puissiez revoir votre méthode de calcul, revoir la règle sur les droits et cotisations, vous assurer que vous calculez correctement le nombre de demandeurs. D’accord. Je vois beaucoup de bonnes questions ici. Voyons. L’utilisation de signatures électroniques est-elle acceptable sur les formulaires FDIO?

Stevie Madder :
18:36    Une signature électronique est donc un moyen de signer un document en y insérant un certificat électronique unique. Par exemple, DocuSign. Si votre fournisseur de logiciel peut intégrer une signature électronique dans ce format, nous considérons qu’il s’agit d’une méthode acceptable pour obtenir la signature requise. D’accord. Une autre question. Pouvez-vous expliquer la différence entre les personnes qui peuvent signer les parties 4 et 5 du FDIO 18? La partie 4 du FDIO 18 est la certification du plan de traitement et d’évaluation. La partie 4 ne peut donc être signée que par un praticien de la santé qui recommande le traitement. Le praticien de la santé signataire de la partie 4 ne doit pas nécessairement être employé ou associé à l’établissement qui fournit le traitement. En signant le formulaire, le praticien de la santé déclare que le traitement prévu dans le plan est raisonnable et nécessaire pour traiter les blessures mentionnées dans la partie 6 du formulaire.

Stevie Madder :
19:57    La partie 5 est consacrée à la préparation et à la supervision du plan de traitement et d’évaluation. La partie 5 peut donc être signée par un praticien de la santé ou un professionnel de santé réglementé. Le praticien de la santé ou le professionnel de la santé réglementé signataire de la partie 5 doit donc être affilié à l’établissement de santé qui le présente en tant que fournisseur de soins de santé. Je vais donc vous donner un exemple rapide. Un massothérapeute agréé prépare un FDIO 18 pour une massothérapie. Le massothérapeute doit signer la partie 5 et superviser le traitement, mais il doit demander à un praticien de la santé de signer la partie 4. Le praticien de la santé qui signe la partie 4 n’a donc pas besoin d’être associé à l’établissement. Il peut s’agir du médecin de famille du demandeur. Elle peut également être signée par un praticien de la santé associé à l’établissement. Par exemple, un physiothérapeute qui travaille dans l’établissement.

Stevie Madder :
21:06    D’accord. Une autre question. Comment et où dois-je déclarer à l’ARSF les changements opérationnels dans mon entreprise? Ainsi, tous les changements opérationnels sont effectués par l’intermédiaire de votre compte ARSF. Le portail permettant de vous connecter à votre compte ARSF se trouve sur notre site Web. Votre compte ARSF est un endroit important qui vous permet de signaler des changements opérationnels, de mettre à jour vos coordonnées et de déposer votre déclaration annuelle qui, pour rappel, doit être remise le 31 mars de cette année. Permettez-moi de passer en revue quelques questions supplémentaires ici. D’accord. C’est un bon exemple. Avez-vous un exemple ou un modèle de manuel de politiques et de procédures? Quelles sont les attentes d’un propriétaire unique par rapport à une société en termes de création d’un manuel de politiques et de procédures? C’est une excellente question. La réponse est « non ». L’ARSF ne propose pas de modèle de manuel de politiques et de procédures. Cela s’explique en partie par le fait que nous comprenons que le modèle opérationnel d’un propriétaire unique diffère considérablement de celui d’une grande société, et que la proportionnalité doit être prise en compte.

Stevie Madder :
22:33    Le règlement indique spécifiquement que les politiques et les procédures doivent être adaptées à la nature et au volume de l’activité. Cela tient donc compte de la proportionnalité. Comme beaucoup d’entre vous le savent sans doute, depuis sa création, l’ARSF a adopté une approche de la réglementation fondée sur des principes. Lorsqu’elle applique une réglementation fondée sur des principes et une approche axée sur les résultats, l’ARSF fait davantage confiance à la direction de l’entité réglementée pour internaliser les exigences afin d’atteindre les résultats souhaités. Dans le cas d’un fournisseur de services, ce serait le représentant principal. Il incombe donc aux représentants principaux de démontrer l’efficacité de l’approche qu’ils ont définie pour assurer le respect des exigences de conformité. Les représentants principaux devraient également communiquer de manière transparente et en temps opportun les politiques, processus et pratiques qui ont été adoptés et mis en œuvre pour démontrer comment le fournisseur de services atteint les résultats escomptés.

Stevie Madder :
23:41    D’accord. Beaucoup de bonnes questions. En voici une autre. Dois-je vérifier l’identité d’un demandeur à chaque visite? Le règlement stipule donc qu’un fournisseur de services agréé doit prendre toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’identité de chaque demandeur en vertu de l’AIAL. Les fournisseurs de services doivent donc mettre en place une politique de vérification de l’identification du demandeur et être en mesure de démontrer que la procédure a été suivie. L’un des moyens dont disposent les fournisseurs de services pour prouver la vérification de l’identité est donc d’ajouter une case à cocher sur les formulaires d’admission et de visite, confirmant que l’identité a été vérifiée. Les représentants principaux doivent mettre en œuvre un processus raisonnable par rapport à l’ensemble de leurs activités opérationnelles. Cette exigence n’est donc pas censée constituer un fardeau administratif. Elle est destinée à protéger les demandeurs et à réduire les risques de fraude.

Stevie Madder :
24:46    D’accord. Beaucoup de bonnes questions. Je suis très reconnaissant d’avoir pu passer un peu de temps avec vous tous aujourd’hui. Je tiens personnellement à vous remercier tous d’avoir pris le temps de mieux comprendre certaines des exigences de conformité qu’un fournisseur de services doit respecter. J’espère que vous avez trouvé cette séance d’information utile. Prenez le temps de consulter les ressources que j’ai présentées plus tôt dans la présentation, une fois que le webinaire aura été publié, car ces documents contiennent de nombreuses informations utiles qui vous aideront, vous et votre entreprise, à comprendre et à respecter toutes les exigences législatives. Pour rappel, nous publierons l’enregistrement de ce webinaire et les réponses à toutes les questions pertinentes, aussi bien celles auxquelles j’ai répondu aujourd’hui que celles auxquelles nous n’avons pas eu le temps de répondre. Vous recevrez également une enquête concernant ce webinaire. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos commentaires afin que nous sachions comment nous améliorer et ce dont vous aimeriez entendre parler à l’avenir. Une fois de plus, vous pouvez toujours communiquer directement avec l’ARSF pour toute question. Je vous remercie de votre présence et vous souhaite à tous une bonne journée.