Résumé des commentaires des intervenants – Ligne directrice sur les rôles et responsabilités des administrateurs de régimes de retraite
Objet de la consultation :
La ligne directrice sur les rôles et responsabilités des administrateurs de régimes de retraite (la « ligne directrice ») fournit l’interprétation par l’ARSF du rôle et des responsabilités des administrateurs de régimes de retraite (les « administrateurs ») aux termes de la Loi sur les régimes de retraite (LRR). Des mises à jour ont été apportées à la version existante de la ligne directrice publiée en juillet 2021 avec l’ajout de trois nouvelles sections portant sur la gestion des dossiers, la gestion des plaintes et la communication de l’information aux bénéficiaires. Le nouveau contenu proposé se veut fondé sur des principes et axé sur les résultats, tout en offrant de la flexibilité dans la mise en œuvre.
Résultat de la consultation :
Les changements suivants ont été apportés à la version définitive de la ligne directrice à la suite de la consultation :
Mise à jour du libellé pour clarifier les paragraphes de la ligne directrice qui établissent des obligations de conformité (note en bas de page dans la section Objet et portée);
Mise à jour du libellé pour reconnaître le fait que les responsabilités particulières de l’administrateur peuvent différer selon le type de régime (dans les sections Objet et portée et Rôle d’un administrateur);
Mise à jour du libellé pour clarifier certains énoncés de l’ARSF (dans les sections Qui peut être un administrateur, Obligations fiduciaires, Fournisseurs de services et Dépenses administratives);
Mise à jour du libellé pour clarifier les éléments qu’il serait prudent, selon l’ARSF, qu’un administrateur de régime prenne en compte pour démontrer qu’il a respecté la norme de diligence (dans les sections Conservation des dossiers, Plaintes et demandes de renseignements et Communication de l’information aux bénéficiaires).
La ligne directrice entrera en vigueur dès sa publication et remplacera la version publiée en juillet 2021.
Commentaires reçus du secteur :
L’ARSF a reçu trois mémoires concernant la ligne directrice pendant la période de consultation, soit du 15 août au 28 septembre 2023. Les mémoires et commentaires sont également accessibles sur le site Web de l’ARSF.
L’ARSF remercie tous les intervenants qui ont pris le temps de lui faire parvenir leurs commentaires avisés. L’ARSF a soigneusement pris compte de tous ces commentaires avant de rédiger la version définitive de sa ligne directrice et de la publier.
Contributeurs :
Les intervenants suivants ont pris le temps de faire part de leurs points de vue à l’ARSF :
Organisation
Commentateur
1
Association canadienne des administrateurs de régimes de retraite (ACARR)
Ric Marrero, chef de la direction
2
Mercer
Patrick Hatzis, directeur
3
Association du Barreau de l’Ontario (ABO)
S.O.
Résumé des commentaires et réponses de l’ARSF :
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ACPM
ABO
Les intervenants se sont dits préoccupés par le changement de catégorie de la ligne directrice d’Interprétation/Information à Interprétation, ce qui pourrait impliquer d’autres obligations de conformité pour les administrateurs. Étant donné que la ligne directrice intègre également le point de vue de l’ARSF sur les pratiques saines, il a été suggéré que l’ARSF la classe dans la catégorie Information plutôt qu’Interprétation.
Il a été indiqué, en outre, que le contenu ne différencie pas clairement ce qui constitue une interprétation et ce qui constitue une information. Il a été recommandé que l’ARSF évite d’être trop spécifique dans les normes ou les cadres prescrits de sorte que les administrateurs puissent les mettre en œuvre de la façon qui convient le mieux à leur régime de retraite.
L’ARSF reconnaît que la ligne directrice contient des obligations qui représentent son point de vue sur les exigences législatives aux termes de la LRR, ainsi que des pratiques saines dont les administrateurs devraient tenir compte dans l’exercice de leur pouvoir discrétionnaire en tant que fiduciaires.
Dans l’ensemble, l’ARSF est d’avis qu’en vertu de son cadre de lignes directrices, la ligne directrice relève davantage du type « Interprétation », car son but premier est de fournir une interprétation des exigences de la LRR concernant les rôles et les responsabilités des administrateurs. Bien que la ligne directrice en matière d’interprétation énonce certaines obligations de conformité qui traduisent le point de vue de l’ARSF sur les exigences législatives, elle énonce également des pratiques saines qui ne constituent pas nécessairement des obligations contraignantes, mais permettent plutôt aux entités réglementées d’exercer leur jugement et leur discrétion pour décider de la meilleure manière d’obtenir les résultats souhaités.
L’ARSF comprend, en revanche, la volonté exprimée par les intervenants de mieux identifier les parties de la ligne directrice qui établissent une obligation de conformité et celles qui énoncent des pratiques saines ou des éléments importants dont les administrateurs devraient tenir compte, sans créer d’obligation particulière de conformité. L’ARSF a donc ajouté une note en bas de page à des fins de clarification et reformulé une partie du libellé pour faciliter la compréhension de la ligne directrice et préciser ce qui constitue une obligation de conformité.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
Mercer
L’intervenant a suggéré de renforcer le libellé de la note en bas de page 1 en insistant davantage sur le fait que certains aspects des rôles et responsabilités de l’administrateur peuvent varier selon la nature du régime de retraite.
L’ARSF a déplacé le contenu de la note en bas de page dans le corps du texte de la ligne directrice pour insister davantage sur le fait que certains aspects des rôles et responsabilités de l’administrateur peuvent varier selon la nature du régime de retraite.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ACARR
Mercer
ABO
Les intervenants se sont dits préoccupés par le libellé existant qui ne s’applique qu’aux régimes de retraite à employeur unique à prestations déterminées.
Comme l’indique la version modifiée de la section 1 et de la note en bas de page 1, la ligne directrice n’a pas pour objet d’énoncer tous les rôles et responsabilités de l’administrateur pour tous les types de régimes, mais de souligner des aspects importants ayant trait à la réglementation des régimes de retraite par l’ARSF. L’ARSF reconnaît que les responsabilités précises de l’administrateur peuvent varier selon le type de régime.
L’ARSF a clarifié le libellé sur le financement en précisant qu’il ne s’applique pas nécessairement à tous les contextes.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ABO
L’intervenant s’est dit préoccupé par le libellé existant concernant la délégation du pouvoir décisionnel et il a suggéré de l’harmoniser davantage avec le texte de la LRR.
L’ARSF a reformulé le libellé des paragraphes 3.2 et 3.3 afin de clarifier son interprétation de la disposition de la LRR relativement à la délégation du pouvoir décisionnel et le rôle de l’administrateur concernant le respect de la norme de diligence.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ABO
L’intervenant s’est dit préoccupé par le libellé existant sur la gestion des conflits d’intérêts. Il a suggéré d’y apporter des modifications pour tenir compte des situations dans lesquelles le conflit lui-même est inévitable, mais où l’administrateur est tenu de le gérer de façon appropriée, ce qui correspond au renvoi au paragraphe 22 (4) de la LRR figurant dans la note en bas de page 11.
L’ARSF a reformulé le libellé du paragraphe 5.2 afin de mieux préciser son interprétation du paragraphe 22 (4) de la LRR en ce qui a trait aux conflits d’intérêts.
Concernant le commentaire de l’intervenant sur le fait qu’une gestion appropriée du conflit permettrait de respecter l’obligation prévue au paragraphe 22 (4) de la LRR, l’ARSF est d’avis que, dans un tel cas, l’administrateur doit tout de même veiller à respecter le langage clair du paragraphe 22 (4). Autrement dit, des mesures auront été prises de sorte que l’administrateur ne permette pas sciemment que son intérêt entre en conflit avec ses attributions à l’égard du régime de retraite. L’ARSF a donc conservé le renvoi général au libellé du paragraphe 22 (4).
ACARR
Mercer
Les intervenants se sont dits préoccupés par la révision du libellé sur la norme de diligence et les obligations imposées aux administrateurs selon les connaissances et les compétences qu’ils devraient posséder en raison de leur profession, de leurs affaires ou de leur vocation.
L’ARSF a reformulé le libellé du paragraphe 5.3 pour préciser que le paragraphe 22 (2) (outre le paragraphe 22 [1]) de la LRR « établit » la norme de diligence.c
ACARR
L’intervenant s’est dit préoccupé par la révision du libellé sur les conseillers professionnels et les conflits d’intérêts.
L’ARSF a reformulé le libellé du paragraphe 5.6. L’ARSF reste toutefois convaincue qu’il est important que la ligne directrice prenne note de la possibilité d’un tel conflit d’intérêts.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ACARR
L’intervenant s’est dit préoccupé par le libellé sur le rôle de l’administrateur en ce qui concerne le pouvoir décisionnel lié au placement.
L’ARSF n’a pas modifié le paragraphe 6.1, car, selon elle, le libellé existant ne suggère pas que l’administrateur a un rôle à jouer dans les décisions de placement. Le texte indique plutôt que, dans certains cas, les fournisseurs de services peuvent effectuer des activités de placement pour le régime de retraite.
ABO
L’intervenant s’est dit préoccupé par le libellé existant dans une note en bas de page concernant les fournisseurs de services et les limites de responsabilité, car il se peut que les régimes de petite taille aient un pouvoir de négociation limité avec certains fournisseurs de services.
L’ARSF prend acte du commentaire de l’intervenant sur la possibilité qu’un fournisseur de services négocie une disposition contractuelle pour limiter sa responsabilité, comme l’explique la note en bas de page 19 en vertu du paragraphe 6.3. L’ARSF est d’avis que cela ne change pas sa position générale selon laquelle les administrateurs devraient tenir compte des implications potentielles d’une telle situation, conformément à la ligne directrice.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ABO
L’intervenant s’est dit préoccupé par le libellé existant d’une note en bas de page qui porte sur les dépenses engagées par un promoteur de régime. Selon cet intervenant, le libellé ne tient pas nécessairement compte des structures de gouvernance des différents types de régimes et cite un précédent jurisprudentiel qui risque de ne pas être utile ni applicable à la plupart des régimes de retraite.
L’ARSF a révisé le libellé du paragraphe 7.1 et la note en bas de page 23 afin de clarifier le libellé de la ligne directrice qui porte sur les dépenses engagées dans le cadre d’un régime de retraite.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ACARR
ABO
Les intervenants se sont dits préoccupés par le libellé existant de la note en bas de page qui porte sur les situations où l’administrateur n’est pas en mesure de présenter de justificatif de versement.
L’ARSF est d’avis que la conservation des documents pertinents est un facteur qui devrait être pris en compte au moment de déterminer si un administrateur a satisfait son obligation de diligence. Comme le précise la ligne directrice, l’administrateur qui omet de conserver les documents pertinents pourrait manquer à ses obligations, selon les circonstances.
Le libellé initial visait uniquement à informer les administrateurs qu’ils risquaient de payer certains montants s’ils ne détenaient pas de dossiers prouvant que l’obligation avait déjà été satisfaite. L’ARSF a reformulé le libellé de la note en bas de page 24 sous le paragraphe 8.2 à des fins de clarification.
ACARR
Mercer
ABO
Les intervenants ont demandé des directives supplémentaires sur les délais de conservation des dossiers.
L’ARSF apprécie le fait que les intervenants demandent l’ajout de directives dans le paragraphe 8.4.
Le paragraphe 8.4 vise à fournir une liste d’éléments dont les administrateurs devraient tenir compte dans l’exercice de leur pouvoir discrétionnaire. Il ne s’agit pas toutefois d’une liste exhaustive d’exemples ni d’un énoncé normatif quant à la nature des délais ou au format de la conservation des dossiers qui conviendrait ou non pour les différents types de dossiers.
L’ARSF reconnaît qu’avec le stockage des documents électroniques, d’autres éléments comme le cyberrisque peuvent entrer en jeu dans la décision sur la façon dont les documents sont conservés. L’ARSF a donc reformulé le libellé du paragraphe 8.4 pour en tenir compte.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ACARR
Mercer
ABO
Les intervenants se sont dits préoccupés par le libellé existant qui mentionne la façon dont un bénéficiaire devrait « se sentir » respecté, et ils ont suggéré de supprimer ce libellé, car c’est difficile à évaluer.
L’ARSF remercie les intervenants de ces commentaires et a révisé le libellé du paragraphe 9.2 en conséquence.
ACARR
Mercer
ABO
Les intervenants se sont dits préoccupés par l’énoncé selon lequel les administrateurs devraient renvoyer les bénéficiaires vers l’ARSF quand une plainte n’est pas résolue de manière satisfaisante. Ce n’est pas une obligation en vertu de la LRR.
L’énoncé avait pour but de souligner le fait que les administrateurs peuvent informer les bénéficiaires du processus de règlement des plaintes dont ils disposent auprès de l’ARSF à titre facultatif, sans que cela n’oblige les bénéficiaires à se tourner vers l’ARSF en cas de plainte. L’ARSF a révisé le libellé de manière à clarifier le paragraphe 9.3.
Intervenants
Résumé des commentaires
Réponse de l’ARSF
ABO
L’intervenant s’est dit préoccupé par le fait que l’interprétation de l’ARSF oblige l’administrateur à fournir du contenu supplémentaire pour démontrer son respect de la norme de diligence aux termes de la LRR.
L’intention du paragraphe 10.1 est d’exposer l’interprétation par l’ARSF de la façon dont les administrateurs devraient communiquer les modifications apportées au régime et les exigences législatives existantes. À ce titre, l’ARSF estime qu’il n’est pas nécessaire de modifier ce paragraphe.
ACARR
Mercer
ABO
Les intervenants se sont dits préoccupés par un certain libellé qui traite des exigences à respecter lors de la communication d’information aux bénéficiaires.
L’ARSF apprécie les commentaires formulés par les intervenants concernant la section 10 en général. L’ARSF a révisé le libellé du paragraphe 10.2 et ajouté une note en bas de page pour clarifier le sens voulu.
Cependant, l’ARSF reste d’avis que les administrateurs doivent fournir de l’information aux bénéficiaires qui soit à la fois claire et exacte, et tienne compte des modifications apportées au régime dans un délai raisonnable et en langage clair. L’ARSF souligne également que les administrateurs sont bien placés pour exercer leur jugement fiduciaire quant à ce qui constitue un langage clair dans une situation donné.