Déclaration annuelle (DA) des fournisseurs de services 2020 – exemple

Étape 1 de 7 – Introduction

Voici la Déclaration annuelle (DA) 2020. L’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF) se sert des renseignements que vous fournissez dans la DA pour déceler, évaluer et surveiller les risques dans le secteur des fournisseurs de services et pour calculer les droits réglementaires annuels.

L’échéance pour le dépôt de la DA et le paiement des droits réglementaires est le 30 juin 2021.

N’attendez pas la dernière minute! Vous pouvez déposer votre DA en tout temps jusqu’au 30 juin 2021. À tout le moins, veuillez passer en revue les étapes 1 et 2 dès que possible – vous aurez peut-être à mettre les renseignements à jour ou plusieurs jours ouvrables pourraient être nécessaires pour répondre à vos questions.

La période de déclaration va du 1er janvier au 31 décembre 2020. Vous devez produire une DA même si vous n’avez pas exercé d’activités au cours de la période de déclaration.

Avant de commencer

• Seul le représentant principal du fournisseur de services titulaire de permis peut attester que les renseignements fournis dans la DA sont exacts.
• Si la DA n’est pas déposée et si les droits réglementaires ne sont pas payés au 30 juin 2021, l’ARSF pourrait suspendre ou révoquer immédiatement votre permis de fournisseur de services. Vous pourriez aussi avoir à payer une pénalité administrative. Tout retard sera noté à votre dossier, ce qui pourrait entraîner des mesures futures plus sévères de la part de l’organisme de réglementation.

Dans le présent document, sauf indication contraire, le terme « vous » désigne à la fois :

• l’entreprise titulaire d’un permis pour laquelle vous remplissez la DA;
• vous-même, en tant que représentant principal.

Configuration nécessaire pour remplir la DA

Détails de la configuration recommandée :

• Connexion Internet à haute vitesse sécurisée par câble, DSL ou accès sans fil
• L’image de la DA est meilleure avec Internet Explorer 11 (Windows) ou Safari (OS X)
• Fonction JavaScript du navigateur activée
• Fenêtres contextuelles du navigateur activées
• Chiffrement à 128 bits du navigateur activé
• Adobe Acrobat Reader

Vous trouverez de plus amples renseignements sur le site Web de l’ARSF.

Autres exigences

• Il vous faudra aussi des renseignements concernant l’année civile précédente (du 1er janvier au 31 décembre 2020) : le nombre d’emplacements de l’entreprise et le nombre de demandeurs en vertu de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales (AIAL).
• Remarque : Ces renseignements sont nécessaires pour le calcul des droits réglementaires annuels. Les modes de paiement suivants sont acceptés :
• pour les droits de moins de 5 000 $, une carte de crédit VISA ou MasterCard ou une carte de débit doit être utilisée;
• pour le paiement des droits de 5 000 $ ou plus, il faut utiliser un des modes suivants :
• un chèque certifié ou un mandat libellé à l’ordre de l’« ARSF » ou de l’« Autorité ontarienne de réglementation des services financiers », à envoyer par la poste au plus tard le 15 juin 2021 afin d’être reçu le 30 juin ou avant;
• pour ce qui a trait à la DA 2020 exclusivement, un transfert électronique de fonds pourrait être possible pour le paiement des droits réglementaires. Veuillez consulter le site Web de l’ARSF.

Remarque : Conformément au mandat de l’ARSF en matière de promotion de normes de conduite professionnelle élevées et de protection des droits et intérêts des consommateurs en vertu du paragraphe 3 (2) de la Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, l’ARSF collabore avec d’autres organisations, y compris des organismes de prévention de la fraude et des organismes d’application de la loi, pour aider à lutter contre la fraude. Sachez que les renseignements fournis dans la présente DA peuvent être divulgués à des organisations qui les recueillent et les utilisent, uniquement d’une façon considérée comme raisonnable et nécessaire, pour leur permettre de détecter, de prévenir et d’éliminer la fraude.

Prêt à remplir la DA

Il vous faudra de 30 à 60 minutes pour remplir la DA. Cependant, vous pouvez enregistrer vos données en tout temps et y revenir par la suite.

Après avoir lu l’étape 1, veuillez confirmer que vous êtes d’accord avec ce qui suit avant de passer à l’étape 2 :

Je, représentant principal de l’entreprise titulaire du permis dont le numéro est fourni ci-dessus, confirme que les renseignements qui seront fournis dans la présente Déclaration annuelle seront véridiques au mieux de ma connaissance.

Étape 2 de 7 – Confirmation des renseignements sur le permis

Veuillez examiner les renseignements suivants concernant votre permis.

Si certains renseignements ont changé :

• Veuillez cliquer sur le lien pour accéder au document complémentaire à joindre à la demande.
• Vous pourrez continuer à remplir la DA seulement après avoir été avisé par l’intermédiaire du compte ARSF que les changements ont été traités.
• Numéro de permis
• Entreprise titulaire de permis (dénomination sociale de l’entreprise)
• Type d’entreprise
• Adresse postale de l’entreprise en Ontario
• Représentant principal de l’entreprise
• Adresse de courriel du représentant principal
• Tous les administrateurs et dirigeants de l’entreprise
• Noms commerciaux enregistrés de l’entreprise

Examen terminé – poursuivre

Étape 3 de 7 – Confirmation ou modification des renseignements sur le permis

Veuillez préciser si les renseignements suivants sont exacts ou erronés, ou ajouter d’autres renseignements au besoin.

• Numéro de téléphone du représentant principal
• Numéro de télécopieur du représentant principal
• Le représentant principal est inscrit aux ordres de réglementation suivants (professionnel de la santé réglementé assujetti à un ordre en vertu de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées ou à l’Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario en vertu de la Loi de 1998 sur le travail social et les techniques de travail social) au 31 décembre.

Statuts constitutifs

Est-ce que des changements ont été apportés aux statuts constitutifs de l'entreprise depuis la dernière fois où ils ont été fournis à l’ARSF ou à la CSFO?

Veuillez fournir le numéro d'entreprise de l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour l'entreprise :

Étape 4 de 7 – Information sur l’entreprise

4. Veuillez passer en revue les renseignements et les mettre à jour au besoin.

4.1 Franchise

L’entreprise est autorisée à exercer des activités en utilisant la marque de commerce d’un franchiseur : Oui / Non

Saisissez le nom de la franchise :

4.2 Entreprise – Propriétaires

Veuillez indiquer le nombre total de propriétaires de l’entreprise, y compris tout administrateur ou dirigeant qui est également propriétaire, à la fin de la période de déclaration (31 décembre 2020) :

À la fin de la période de déclaration (31 décembre 2020), y avait-il des propriétaires qui n’étaient ni des administrateurs ni des dirigeants de l’entreprise?

S’il y en avait plus de cinq, veuillez énumérer uniquement les cinq principaux, selon le pourcentage de droit de propriété le plus élevé.

Nom du propriétaire :
Numéro de téléphone :

Ordre de réglementation (le cas échéant) :

4.3 Fournisseurs privilégiés

L’entreprise participait-elle à un réseau de fournisseurs privilégiés (RFP) et/ou était-elle liée par contrat aux fins d’examens demandés par un assureur au 31 décembre 2020? (O/N)

Veuillez préciser l’objet de la participation au RFP et/ou du contrat aux fins des examens demandés par un assureur.

• Traitement des patients, y compris les biens et fournitures
• Examens demandés par un assureur
• Les deux réponses qui précèdent
• Biens et fournitures exclusivement
• Autres

Veuillez préciser auprès de quels assureurs vous aviez une entente relative à un RFP et/ou un contrat aux fins des examens demandés par un assureur.

4.4 Nombre total d'employés

En date du 31 décembre 2020, combien de personnes au total travaillaient pour l’entreprise? _______

Veuillez inclure dans votre calcul les employés permanents et contractuels, à temps plein et à temps partiel, le personnel administratif et de soutien, les gestionnaires, le représentant principal, les fournisseurs d’examens ou d’évaluations, les fournisseurs de soins (réglementés ou non) et tout autre employé. Veuillez indiquer le nombre total d'employés, y compris ceux qui ne font pas de tâches liées à l’AIAL.

4.5 Activité liée à l’indemnisation des victimes d’accidents de véhicules automobiles

Au cours de la période de déclaration, quel pourcentage des patients ou des clients de l’entreprise avaient soumis une demande en vertu de l’AIAL :

4.6 Soumissions de FDIO par le Système DRSSAA

Indiquez le nombre total de personnes (y compris les fournisseurs, le personnel administratif et les autres personnes) qui avaient accès à la saisie de factures et/ou au traitement des formulaires dans le Système DRSSAA au 31 décembre 2020 :

4.7 Demandes de déclaration solennelle prises en application de la disposition 2 du par. 46.2 (1) de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales 

Les assureurs peuvent demander une déclaration solennelle d’un fournisseur sur les circonstances qui ont donné lieu à la facture, notamment des renseignements sur les biens et les services fournis. Les fournisseurs de services sont tenus de donner les renseignements demandés à l’assureur dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la demande.

Au cours de la période de déclaration (du 1er janvier au 31 décembre 2020) :

Combien de fois votre entreprise a-t-elle reçu d’un assureur une demande de déclaration solennelle en vertu de l’art. 46.2 concernant une facture?

Remarque : Veuillez compter chaque demande reçue. Par exemple, comptez deux demandes si deux demandes ont été reçues pour un demandeur ou un plan de traitement.

Veuillez énumérer les trois principaux assureurs qui ont demandé une déclaration solennelle en vertu de la disposition 2 du par. 46.2 (1) au cours de la période de déclaration :

Assureur

1._____________________

2._____________________

3._____________________

Mentionnez tous les assureurs qui ont présenté une telle demande.

Étape 5 de 7 – Calcul des droits réglementaires annuels

5.1 / 5.2 Calcul des droits réglementaires annuels

Pourquoi y a-t-il des droits à payer?

Les droits réglementaires annuels couvrent les coûts annuels de réglementation du secteur des fournisseurs de services. Ces droits doivent être payés au plus tard le 30 juin 2021.

Comment sont-ils calculés?

Les droits réglementaires annuels sont calculés en fonction des données fournies dans la DA pour l’année civile précédente (du 1er janvier au 31 décembre 2020).

Les droits réglementaires annuels sont calculés à l’aide de la formule suivante :

 A + B
« A » = 128 $ x le « nombre d’emplacements » du titulaire de permis.
« B » = 15 $ x le « nombre de demandeurs en vertu de l’AIAL » du titulaire de permis.

Les réponses aux questions ci-dessous serviront à calculer vos droits réglementaires annuels.

Pour la période de déclaration (du 1er janvier au 31 décembre 2020), veuillez préciser ce qui suit :

Nombre d’emplacements ______

Le nombre d’emplacements physiques où le titulaire de permis a exercé des activités ayant généré ou ayant pu générer des frais désignés lors de l’année civile antérieure (du 1er janvier au 31 décembre 2020) pour la période au cours de laquelle le fournisseur de services détenait un permis de l’ARSF.

Remarque : Seuls les emplacements enregistrés auprès du Système DRSSAA sont considérés comme des emplacements de l’entreprise.

Nombre de demandeurs en vertu de l’AIAL ______

Le nombre total de personnes pour lesquelles un paiement a été reçu au titre des frais désignés (calculés par accident) au cours de l’année civile antérieure. Une personne peut être comptée plusieurs fois si elle a été impliquée dans plusieurs accidents.

Remarque : Ni l’ARSF ni les employés chargés du Système DRSSAA ne peuvent générer de liste de vos demandeurs en vertu de l’AIAL; il vous incombe de le faire.

Pour référence : Nombre de demandeurs uniques comptabilisés dans le système Health Claims Database* (HCDB)

L’ARSF utilise les données du système HCDB pour compléter et valider l’information transmise au moyen de la DA, et notamment le nombre de demandeurs uniques correspondant à chaque fournisseur de services pour l’année civile.

Même si le nombre de demandeurs comptabilisés dans le système HCDB ne correspond pas exactement à la définition du nombre de demandeurs fournie dans la Règle sur les droits de l’ARSF, il constitue un point de référence qui peut vous aider à valider le nombre de demandeurs issu de vos dossiers.

Il vous appartient toujours de vous assurer que l’information fournie dans la DA est complète et exacte.

Number of unique claimants** calculated by FSRA from HCDB for licence # SP99999: xxx

Commentaires: _____________________________________________________________

* La base de données HCDB est gérée par HCAI Processing et contient des données dépersonnalisées collectées au moyen des formulaires FDIO utilisés dans le traitement des demandes d’indemnités d’accident légales.

** Représente le nombre de demandeurs uniques pour lesquels le titulaire du permis a présenté une facture au moyen du formulaire FDIO 21 B ou C au cours de l’année civile 2020, à partir des données du système HCDB au 31 décembre 2021.

Étape 6 de 7 – Respect des exigences réglementaires

6.1 Devoir de surveillance

6.2. Représentant principal – système de surveillance

En vertu du paragraphe 2 (5) du Règlement de l’Ontario 349/13, le représentant principal doit prendre des mesures raisonnables pour veiller à qu’un système de surveillance soit mis en place pour assurer le respect de la Loi sur les assurances et traiter toute contravention à la Loi.

Avez-vous respecté cette exigence?

Examens périodiques

En vertu du par. 12 (1) du Règlement de l’Ontario 90/14, un fournisseur de services titulaire d’un permis doit procéder à des examens périodiques des renseignements qu’il présente aux assureurs afin de s’assurer qu’il se conforme aux exigences prévues par la Loi sur les assurances et à toutes les directives applicables.

Avez-vous respecté cette exigence?

6.3 Politiques et procédures

En vertu du par. 17 (1) du Règlement de l’Ontario 90/14, les fournisseurs de services doivent établir et mettre en application des politiques et des procédures qui conviennent à la nature et au volume de leurs activités se rapportant aux indemnités d’accident légales et se conformer aux exigences énoncées aux par. 17 (2) et 17 (3) du Règlement de l’Ontario 90/14.

Avez-vous respecté cette exigence?

6.4 Vérification de l’identité des patients

En vertu de l’article 5 du Règlement de l’Ontario 90/14, le fournisseur de services doit « prendre toutes les mesures raisonnables » pour vérifier l’identité de chaque demandeur en vertu de l’AIAL.

Remarque : Ce qui constitue toutes les mesures raisonnables et la diligence raisonnable dépend de l’ensemble de faits unique à chaque cas. Le fournisseur de services devrait s’assurer de l’identité du patient, être doté d’un processus de vérification raisonnable dans des circonstances données et être en mesure de démontrer que le processus est documenté et qu’il a été respecté dans un cas particulier, au besoin.

Par exemple, le protocole du fournisseur de services pourrait établir que si le fournisseur de services a vérifié la carte d’identité d’un client à la première visite, qu’il voit le même client régulièrement et qu’il le reconnaît en le voyant, il pourrait être inutile d’examiner la carte d’identité de la personne à chaque visite subséquente. Toutefois, si un problème survient, il appartient au fournisseur de services de prouver que la vérification était inutile.

6.5 Signature du demandeur sur les formulaires de demandes d’indemnités de l’Ontario (FDIO)

En vertu de la disposition 7 du par. 3 (2) du Règlement de l’Ontario 7/00, le fait d’enjoindre au demandeur de signer un FDIO avant que le formulaire soit rempli en entier par le fournisseur de services, ou le fait de lui demander de le faire ou de lui permettre de le faire, constitue un acte ou une pratique malhonnête ou mensonger.

Répondez « oui » si vous confirmez que vous n’avez ni enjoint, ni demandé, ni permis à un demandeur de signer un FDIO avant que le formulaire soit rempli en entier par le fournisseur de services :

Remarque : En vertu de l’art. 65 du Règlement de l’Ontario 34/10, si une personne exerce un pouvoir décisionnel au nom du demandeur, toute mention du demandeur est réputée faire référence à la fois au demandeur et à la personne qui exerce un pouvoir décisionnel en son nom.

6.6 Soins virtuels pour des demandes d’indemnités d’accident légales

Au cours de l’année civile 2020, pendant l’épidémie de COVID-19, avez-vous fourni des soins virtuels dans le cadre de demandes d’indemnités d’accident légales?

6.7 Obtention ou paiement d’une commission pour recommandation

Bien que les recommandations ne soient pas interdites, la sollicitation, l’obtention ou le paiement d’une commission pour recommandation en lien avec une demande d’indemnités d’accident légales constitue un acte ou une pratique malhonnête ou mensonger, en vertu des dispositions 2, 3 et 4 du par. 3 (2) du Règlement de l’Ontario 7/00.

Répondez « oui » si vous confirmez que vous n'avez ni sollicité, ni obtenu, ni payé de commission pour recommandation en lien avec une demande d’indemnités d’accident légales :

6.8 Sécurité et intégrité des documents

En vertu de l’art. 14 du Règlement de l’Ontario 90/14, les fournisseurs de services doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour faire en sorte que leurs documents sous forme papier ou électronique soient protégés et ne puissent pas être falsifiés.

Avez-vous respecté cette exigence?

6.9 Liste des professionnels de la santé inscrits dans le Système DRSSAA

Les fournisseurs de services doivent tenir une liste à jour des professionnels de la santé inscrits dans le Système DRSSAA en ajoutant une date de fin au dossier du professionnel de la santé inscrit quand ce dernier n’est plus employé ou qu’il ne travaille plus avec l’établissement.

La section Inscription au Système DRSSAA de la Ligne directrice du surintendant no 02/18 énumère les responsabilités des fournisseurs de services à l’égard de l’inscription au Système DRSSAA.

Avez-vous respecté cette exigence?

Étape 7 de 7 - Aptitude

7.

L’ARSF évalue continuellement la pertinence du maintien du permis d’un fournisseur de services en Ontario. Les exigences en matière de pertinence s’appliquent à l’entreprise, de même qu’à son représentant principal et aux professionnels de la santé inscrits. À titre de représentant principal, vous devez fournir des renseignements sur l’entreprise et sur vous-même.

Quelles infractions doivent être divulguées?

Les infractions en vertu de lois fédérales comme le Code criminel, la Loi réglementant certaines drogues et autres substances et la Loi sur les stupéfiants qui l’a précédée, la Loi sur les aliments et drogues, la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada), la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (Canada), la Loi sur la concurrence, et la Loi sur le droit d’auteur sont des infractions criminelles et doivent être divulguées.

Les accusations et condamnations en vertu de lois provinciales doivent également être divulguées. Ces lois incluent la Loi sur les établissements de santé autonomes, la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, la Loi sur les infractions provinciales, la Loi sur les assurances, la Loi de 2006 sur les maisons de courtage d’hypothèques, les prêteurs hypothécaires et les administrateurs d’hypothèques, la Loi sur les courtiers d’assurances inscrits et le Code des droits de la personne, ou leur équivalent dans les autres provinces.

Si des accusations sont en instance ou si vous avez plaidé coupable ou avez été déclaré coupable d’une infraction en vertu d’une des lois susmentionnées ou de toute autre loi, ces infractions doivent être divulguées même si vous avez reçu une absolution inconditionnelle ou sous conditions.

Vous n’avez pas à divulguer :

• une infraction pour laquelle vous avez reçu une suspension du casier (autrefois appelé pardon) en vertu de la Loi sur le casier judiciaire (Canada) si celle-ci n’a pas été révoquée. Les suspensions du casier ne sont pas automatiquement accordées après un délai prescrit. Une suspension du casier n’est pas automatiquement accordée parce que vous en avez fait la demande. Une confirmation écrite de la suspension du casier qui vous a été accordée par la Commission nationale des libérations conditionnelles est la seule façon de s’assurer qu’une suspension du casier a été accordée;
• les condamnations en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents ou des lois précédentes, à savoir la Loi sur les jeunes contrevenants ou la Loi sur les jeunes délinquants;
• des constats d’infraction routière, comme un excès de vitesse ou une infraction de stationnement.

Si vous avez répondu « Oui » à toute question de la présente section, veuillez fournir une explication complète dans vos propres mots dans la fenêtre qui s’affichera. Veuillez conserver tout document pertinent pour référence ultérieure.

7.1 7.2 7.3 7.4

Suspension, refus ou révocation du permis ou de l’inscription
Résentant principal et entreprise

• Au cours de la période de déclaration, est-ce que l’entreprise ou vous-même avez fait l’objet d’une suspension de permis ou d’inscription, ou des conditions vous ont-elles été imposées en vertu de tout régime de réglementation en Ontario ou ailleurs? O/N – veuillez préciser :
• Au cours de la période de déclaration, est-ce que l’entreprise ou vous-même avez fait l’objet d’un refus de permis ou d’inscription en vertu de tout régime de réglementation en Ontario ou ailleurs? O/N – veuillez préciser :
• Au cours de la période de déclaration, est-ce que l’entreprise ou vous-même avez fait l’objet d’une révocation de permis ou d’inscription en vertu de tout régime de réglementation en Ontario ou ailleurs? O/N – veuillez préciser :
• Au cours de la période de déclaration, est-ce que l’entreprise ou vous-même vous êtes vu imposer des sanctions pécuniaires en vertu de tout régime de réglementation en Ontario ou ailleurs, autre que celui de l’ARSF? O/N – veuillez préciser :

7.5 Suspension, refus ou révocation du permis ou de l’inscription
Professionnels de la santé inscrits

• Au cours de la période de déclaration, est-ce que l’un des professionnels de la santé inscrits de votre liste dans le Système DRSSAA a fait l’objet d’une suspension, d’une révocation ou d’un refus de permis ou d’inscription ou s’est vu imposer des sanctions pécuniaires en vertu de tout régime de réglementation en Ontario ou ailleurs? O/N – veuillez préciser :

7.6 Faillite

Représentant principal et entreprise

• Au cours de la période de déclaration, est-ce que l’entreprise ou vous-même avez déclaré faillite ou fait une cession volontaire dans le cadre d’une faillite, ou est-ce que l’entreprise ou vous-même êtes actuellement partie à une procédure de faillite? O/N – veuillez préciser :

7.7 Plaidoyer ou reconnaissance de culpabilité à une infraction ou objet d’accusations

Représentant principal et entreprise

• Au cours de la période de déclaration, est-ce que l’entreprise ou vous-même avez plaidé coupable ou été déclaré coupable d’une infraction en vertu de n’importe quelle loi d’une province, d’un État, ou d’un pays quel qu’il soit, ou est-ce que l’entreprise ou vous-même faites actuellement l’objet d’accusations? O/N – veuillez préciser :

7.8 Poursuite en justice

Représentant principal et entreprise

• Au cours de la période de déclaration, est-ce que l’entreprise ou vous-même avez été poursuivi avec succès pour, en tout ou en partie, fraude, vol, escroquerie, fausses déclarations ou fabrication de faux documents, ou pour négligence professionnelle? O/N – veuillez préciser :

7.9 Plaintes

Représentant principal et entreprise

• Au cours de la période de déclaration, une plainte a-t-elle été déposée contre l’entreprise ou vous-même auprès de tout organisme de réglementation d’une autorité législative canadienne? O/N – veuillez préciser :

Révision et attestation

Important: 

Avant de remplir l’attestation et de soumettre cette DA, assurez-vous de passer en revue toutes les réponses pour en assurer l’exactitude. Une fois que vous aurez apposé votre signature numérique sur l’attestation, vous ne pourrez plus apporter de changement.

Le fait de fournir des renseignements faux, trompeurs ou incomplets à l’ARSF dans la présente DA constitue une infraction en vertu de la Loi sur les assurances. Toute personne reconnue coupable d’une infraction en vertu de cette loi est passible d’une amende pouvant atteindre 250 000 $.

En outre, la communication de renseignements faux, trompeurs ou incomplets à l’ARSF dans la présente DA pourrait constituer pour le directeur général un motif de suspension ou de révocation du permis du fournisseur de services, ou d’imposition d’une pénalité administrative.