Documents généraux

Domaine fonctionnel  Titre
Auto/Assurance Taux actuariels et dossiers d’évaluation de l’assurance automobile
  Programmes statistiques d’assurance automobile
  Dépôts de taux d’assurance automobile
  Règles de souscription, avenants et formulaires d’assurance automobile
  Opérations tarifaires — Correspondance générale 
Services généraux — Gestion des risques Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
  Plaintes relatives à la vie privée
  Évaluation de l’impact sur la protection de la vie privée
  Rapports et dossiers de vérification
  Ordres du jour et procès-verbaux du comité de gestion des risques
  Demandes, polices et dossiers d’assurance
  Évaluation des risques
Services généraux — Finances Registres comptables et financiers
  Factures fournisseurs
  Factures clients
  Documents bancaires
  Déclarations de TVH
Services généraux — BGP Dossiers de suivi des projets
Services généraux — Ressources humaines Dossiers des employés 
  Dossiers de relations de travail
  Dossiers de griefs et d’arbitrage
  Conventions collectives
  Politiques des ressources humaines
  Livrets des prestations
Caisses et surveillance prudentielle Dépôts de la caisse populaire et documents connexes
  Correspondance/enquêtes et réponses
  Dossiers d’examen et dossiers connexes
  Questions de réglementation et de surveillance et documents connexes 
Services juridiques et application de la loi Dossiers juridiques
  Dossiers de litige
  Dossiers d’enquête
  Rapports d’enquête
Pratiques de l’industrie Déclaration annuelle 
  Correspondance générale/Enquêtes
  Sanctions administratives pécuniaires
  Demandes de permis et dossiers connexes
  Dépôts d’assurance/d’hypothèque
Régimes de retraite Documents du régime de retraite 
  Présentations financières du régime de retraite 
  Politiques du régime de retraite
  Documents d’orientation et rapport sur les régimes de retraite
Bureau de la politique et de la protection des consommateurs Soumissions au ministère des Finances
  Correspondance/enquêtes et réponses
  Cadre d’innovation et documents connexes
  Orientation et documents connexes 
  Règles et documents connexes 
  Rapports de recherche du bureau du consommateur et documents connexes
  Comptes rendus des réunions du comité consultatif des consommateurs (CCC)
Relations publiques Communiqué de presse

Banques de renseignements perso

Établissement Titre Autorité Renseignements conservés Période de conservation Utilisateurs Usages Personnes dans le secteur de la banque Politique en matière de destruction
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Division Des Pratiques De L’Industrie Ombudsman des assurances Loi sur les assurances, L.R.O. 1990.c.I.8, art. 5.1, art. 29, art. 30, art. 31, art. 438 et art. 439 Nom, opinions/points de vue personnels, liés à la plainte, à la résidence et aux adresses professionnelles de la personne Cinq ans, puis détruit. Personnel de la succursale, assureur spécifique concerné Déterminer les infractions à la loi, examiner les plaintes des consommateurs concernant les pratiques opérationnelles des assureurs, recevoir et faire le suivi des plaintes liées à toutes les entités des sections réglementées de l’ARSF. Plaignants Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Division Des Pratiques De L’Industrie Courtiers en hypothèques — dossiers de conformité et d’inspection des membres inscrits Loi sur les courtiers en hypothèques, L.R.O. 1990, chap. M.39. Nom, transactions commerciales, copies des documents issus des dossiers d’inscription, copie des missions d’inspection, détails des comptes généraux et en fiducie, administrateurs, employés d’entreprises non enregistrées, noms des employés, grand livre général, adresse personnelle et professionnelle Pendant toute la durée de vie de l’entreprise enregistrée, puis transmis aux archives. Personnel de la succursale. Veiller à ce que les membres inscrits respectent la loi; à titre de référence pour le registrateur dans le traitement des inscriptions. Principales parties prenantes, administrateurs, dirigeants, employés d’entreprises enregistrées. Transfert aux archives
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Division Des Pratiques De L’Industrie Agents et experts en assurance individuelle/d’entreprise Loi sur les assurances, L.R.O. 1990 Nom, appartenance à d’autres compagnies ou informations sur la faillite d’une entreprise, statut de citoyenneté, condamnations au criminel, date de naissance, formation (CE et experts en sinistres), sexe, adresses de résidence et professionnelle, informations sur l’assurance erreurs et omissions. Détruit 4 ans après l’expiration du permis; ou après 20 ans pour les fichiers marqués en rouge. Personnel de la division Accessibilité au permis Demandes d’inscription. Agents d’assurance autorisés et experts en sinistres et agents et experts en sociétés. Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Services Juridiques Et Application De La Loi  Dossiers d’examen judiciaire et de litige civil Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, L.O. 2016, chap. 37, annexe 8; Loi sur les courtiers en hypothèques, L.R.O. 1990, chap. M. 39; Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap. I.8, Loi sur les caisses populaires et les credit unions, 1994, L.O. 1994, chap. 11; sociétés coopératives Nom, adresse, date de naissance, antécédents professionnels, renseignements sur les associés, activités présentes et antérieures, qualifications, infractions quasi criminelles. Conservé dans la succursale pendant 1 an après indication qu’ils sont périmés ou ont été remplacés. Conservé au centre d’entreposage des dossiers pendant 9 ans Personnel de la succursale Examens judiciaires ou litiges civils provenant de décisions prises lors d’audiences menées par l’ARSF Les personnes poursuivies ou faisant l’objet d’une enquête pour des infractions aux dispositions législatives administrées par l’ARSF. Transfert aux archives
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Services Juridiques Et Application De La Loi  Fonds d’indemnisation des victimes d’accidents de véhicules automobiles — dossiers de recouvrement des litiges Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, L.O. 2016, chap. 37, annexe 8; Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap. I.8; Loi sur les demandes d’évaluation des véhicules à moteur, L.R.O. 1990, chap. M. 41 Nom, adresse, citoyenneté, date de naissance, éducation, antécédents professionnels, état civil, antécédents médicaux, notes de la police, informations sur le revenu et les impôts, couvertures d’assurance antérieures Dossiers conservés en succursale pendant 2 ans après la clôture de ces derniers, puis retournés au fonds pour les demandes d’évaluation relatives aux véhicules à moteur (unité) Personnel de la succursale Litige concernant le recouvrement de sommes d’argent auprès de conducteurs non assurés ou non identifiés, versées initialement par le Fonds d’indemnisation des victimes d’accidents de véhicules automobiles (Unité) Les personnes non assurées impliquées dans des accidents, les propriétaires du véhicule impliqué dans l’accident, les membres de la famille des personnes non assurées et les personnes vivant avec les non assurés. Transfert aux archives
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Services Juridiques Et Application De La Loi  Fonds d’indemnisation des victimes d’accidents de véhicules automobiles — dossiers de défense en matière de litige Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, L.O. 2016, chap. 37, annexe 8; Loi sur les demandes d’évaluation des véhicules à moteur, L.R.O. 1990, chap. M. 41 Nom, adresse, citoyenneté, date de naissance, éducation, antécédents professionnels, antécédents familiaux, antécédents médicaux, notes de la police, informations sur le revenu et les impôts, couvertures d’assurance antérieures, renseignements sur le véhicule Dossiers conservés pendant 2 ans après la clôture de ces derniers, puis retournés au fonds pour les demandes d’évaluation relatives aux véhicules à moteur (unité) Personnel de la succursale Litige civil en défense de réclamations concernant des indemnités pour accident ou des dommages-intérêts contre le surintendant de l’ARSF et pour le contentieux relatif aux différends entre assureurs. Les personnes non assurées impliquées dans des accidents, les propriétaires du véhicule impliqué dans l’accident, les membres de la famille des personnes non assurées et les personnes vivant avec les non assurés. Transfert aux archives
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Services Juridiques Et Application De La Loi  Dossiers de poursuites et d’appels Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, L.O. 2016, chap. 37, annexe 8; Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P.33; Loi sur les courtiers en hypothèques, L.R.O. 1990, chap. M.39; Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap. I.8, Loi sur les caisses populaires et les credit unions, 1994, L.O. 1994, Nom, adresse, infractions pénales, éducation, antécédents professionnels, activités présentes et passées, qualifications, infractions quasi criminelles, renseignements sur les associés, CV, transcriptions du compte rendu des procédures pénales, finances personnelles, certificats Conservé dans la succursale pendant 1 an après indication qu’ils sont périmés ou ont été remplacés. Conservé au centre d’entreposage des dossiers pendant 29 ans. Personnel de la succursale Poursuites en vertu de la Loi sur les infractions provinciales Les personnes poursuivies ou faisant l’objet d’une enquête pour des infractions aux dispositions législatives administrées par l’ARSF. Transfert aux archives
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Unité Des Services Aux Consommateurs Bureau de l’ombudsman des assurances Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap. I.8, art. 5.1, art. 29, art. 30, art. 31, art. 438 et art. 439. Nom, opinions/points de vue personnels, liés à la plainte, à la résidence et aux adresses professionnelles de la personne. Cinq ans, puis détruit. Personnel de la succursale, assureur spécifique concerné. Déterminer les infractions à la loi, examiner les plaintes des consommateurs concernant les pratiques opérationnelles des assureurs, recevoir et faire le suivi des plaintes liées à toutes les entités des sections réglementées de l’ARSF. Plaignants. Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Services Juridiques Et Application De La Loi  Régimes de retraite — Demandes de déblocage et appels Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, L.O. 2016, chap. 37, annexe 8; Loi sur les régimes de retraite, L.R.O. 1990, chap. P. 8 Nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, état civil, informations bancaires, revenus et informations financières connexes, antécédents professionnels, droits aux prestations de retraite Conservé dans la succursale pendant 2 ans après indication qu’ils sont périmés ou ont été remplacés. Conservé au centre d’entreposage des dossiers pendant 29 ans. Personnel de la succursale Déterminer si les personnes ayant présenté une demande à l’ARSF peuvent avoir un accès spécial à l’argent qui se trouve sur leur compte de retraite immobilisé, leur fonds de revenu viager ou leur fonds de revenu de retraite immobilisé. Les personnes qui présentent des demandes à l’ARSF en vue du déblocage de leurs pensions Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Évaluation Des Risques De Marché Ombudsman des assurances Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap. I.8, art. 5.1, art. 29, art. 30, art. 31, art. 438 et art. 439 Nom, opinions/points de vue personnels, liés à la plainte, à la résidence et aux adresses professionnelles de la personne. Cinq ans, puis détruit Personnel de la succursale, assureur spécifique concerné. Déterminer les infractions à la loi, examiner les plaintes des consommateurs concernant les pratiques opérationnelles des assureurs, recevoir et faire le suivi des plaintes liées à toutes les entités des sections réglementées de l’ARSF Plaignants Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Services Juridiques Et Application De La Loi  Dossiers d’enquête Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, L.O. 2016, chap. 37, 8; Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P. 33 art. 1(2) : Loi sur les courtiers en hypothèques, L.R.O. 1990, chap. M. 39 ; Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, C. I.8, Loi sur l’assurance automobile obligatoire, L.R.O. 1990, chap. C.25, Loi sur les caisses populaires et les credit unions, 1994, L.O. 1994, chap. 11 Nom, adresse, sexe, informations/lettres de plainte et lettres d’enquête, antécédents judiciaires, informations provenant de sources confidentielles, rapports d’enquête, recherches effectuées, avis juridiques, déclarations des témoins, résultat de toute action en justice entreprise Fichier imprimé conservé pendant 10 ans après la clôture de l’enquête, puis détruit.  Personnel de l’unité Assurer le suivi des personnes et des entreprises faisant l’objet d’une enquête pour des actes répréhensibles présumés liés à des infractions aux lois administrées par la FSRA; application de la loi. Personnes soupçonnées ou reconnues coupables d’infractions aux lois administrées par l’ARSF Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Division Des Pratiques De L’Industrie Sociétés de prêt et de fiducie — plaintes  Loi sur les sociétés de prêt et de fiducie, L.R.O. 1990, chap. L.25; Règl. de l’Ont. 167/88. Nom, opinions/point de vue personnels, adresses de résidence et professionnelles Quinze ans, puis transféré aux archives. Personnel de la succursale. Déterminer les infractions à la loi; soumettre les plaintes à la médiation. Plaignants. Transfert aux archives
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Unité Des Services Aux Consommateurs Enquêtes et correspondance Les lois suivantes sont relatives aux informations conservées par l’USC : ARSF, assurance, assurance automobile obligatoire, assurance maritime, services hospitaliers et médicaux prépayés, courtiers d’assurance inscrits, indemnisation des victimes d’accidents de véhicules automobiles, sociétés coopératives Enquêtes : nom, adresse et résumé de la plainte. Correspondance : lettres reçues du public et des bureaux des députés Cinq ans, puis détruit Personnel de la succursale et autres succursales de l’ARSF, s’il y a lieu Fournir des informations sur les domaines et les lois administrés par la CSFO et assurer le suivi des enquêtes concernant tous les secteurs réglementés par l’ARSF. Enquêtes ou autres intervenants (p. ex. les bureaux des députés) Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Unité Des Services De Soutien Opérationnel Relevés annuels Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap. I.8, art.102; Loi sur les services hospitaliers et médicaux prépayés, L.R.O. 1990, chap. P. 21, art. 13(2). Peut inclure les noms, adresses, montant inscrit auprès de la compagnie d’assurance, montants dus par les courtiers/agents, montants/nature du compte, valeur estimative, droits impayés, données sur les transactions immobilières Dix ans, puis détruit. Utilisateurs des services en succursale, organismes de réglementation d’autres administrations.   Analyser les opérations de l’entreprise; soutenir les fonctions de réglementation. Les administrateurs, les dirigeants, les employés, les actionnaires, les débiteurs hypothécaires, les fournisseurs et les acheteurs de biens immobiliers, les agents, les créanciers des compagnies d’assurance et les membres inscrits titulaires d’un permis en Ontario peuvent être inclus. Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Caisse Populaire Et Surveillance Prudentielle Portefeuilles de prêts aux coopératives de crédit Loi sur les caisses populaires et les credit unions, 1994, L.O. 1994 Nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de compte, informations financières. Sept ans, puis détruit. Personnel de la succursale L’ARSF a liquidé les portefeuilles de prêts aux coopératives de crédit (actifs achetés par l’ARSF) dont certains sont encore actifs et non remboursés. Ces portefeuilles de prêts concernent des personnes dont les comptes n’ont pas été achetés par un autre établissement de crédit lorsque la caisse populaire a fermé ses portes. L’ARSF les a par conséquent achetés et continue d’effectuer le suivi de leur remboursement.   Les personnes dont les comptes n’ont pas été achetés par une autre caisse lors de la fermeture de leur caisse. Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Services Juridiques Et Application De La Loi  Dossiers d’audience administrative Loi de 2016 sur l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, L.O. 2016, chap. 37, 8; Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap P.33; Loi sur les courtiers en hypothèques, L.R.O. 1990, chap. M.39; Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap. I.8, Loi sur les caisses populaires et les credit unions, 1994, L.O. 1994, Nom, adresse, infractions pénales, éducation, antécédents professionnels, activités présentes et passées, qualifications, infractions quasi criminelles, renseignements sur les associés, CV, transcriptions du compte rendu des procédures pénales, finances personnelles, certificats Conservé dans la succursale pendant 1 an une fois que l’affaire est bouclée. Conservé au centre d’entreposage des dossiers pendant 29 ans une fois que l’affaire est bouclée. Personnel de la succursale Donner son avis sur la question de savoir si des infractions aux lois administrées par l’ARSF ont eu lieu et représenter le surintendant des services financiers. Personnes concernées par les audiences tenues par l’ARSF relatives aux violations des lois administrées par l’ARSF Transfert aux archives
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Division Des Régimes De Retraite Demandes de renseignements des participants aux régimes de retraite Loi sur les régimes de retraite, L.R.O. 1990, dans sa version modifiée Nom, adresse, âge, nom de l’employeur, antécédents professionnels, revenu, état civil, nom et adresse du conjoint, pension accumulée, sexe, numéro de téléphone. Détruit 5 ans après la réponse aux enquêtes des membres et à l’événement d’application ou au plan. Personnel autorisé Étudier et résoudre les demandes de renseignements des participants aux régimes de retraite et informer de l’état des demandes des membres. Membres de régimes de pension agréés qui déposent des plaintes ou des requêtes. Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Division Des Régimes De Retraite Dossiers de déblocage de fonds en cas de difficultés financières Loi sur les régimes de retraite, L.R.O. 1990, dans sa version modifiée Nom, adresse, état civil, nom et adresse du conjoint, numéro de téléphone, renseignements financiers personnels. Les dossiers de la base de données électronique sont conservés pendant 30 ans après la clôture du dossier; tout document imprimé est détruit deux ans après la clôture du dossier. Personnel autorisé. Pour traiter les demandes en vertu des dispositions relatives aux difficultés financières contenues dans la Loi sur les régimes de retraite. Demandeurs nécessitant un accès aux fonds dans des comptes immobilisés en Ontario. Détruire
Autorité De Réglementation Des Services Financiers (Arsf) — Division Des Pratiques De L’Industrie Assureurs — dossiers de l’unité des enquêtes et de l’observation de la loi Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap.I.8, art. 29, art. 30, art. 31, et art. 438 et art. 439; Loi sur l’assurance automobile obligatoire, L.R.O. 1990, chap. C.25; Loi sur les assurances L.R.O. 1990, chap. I.8, Loi sur l’assurance maritime, L.R.O. 1990, chap. M.2; Loi sur l’indemnisation des victimes d’accidents de véhicules automobiles, L.R.O. 1990, chap. Nom, adresse, lettres de plainte et d’enquête, correspondance d’avocats et de courtiers, antécédents judiciaires, informations provenant de sources confidentielles, rapports d’enquête, avis juridiques, déclarations de témoins, transcriptions d’examens confidentiels Trente ans après la clôture de l’enquête, puis détruits; sélectionner les fichiers à transmettre aux archives. Personnel de la succursale, personnel autorisé des organismes provinciaux, nationaux et étrangers de réglementation et d’application de la loi. Enquêter sur les allégations d’actes répréhensibles commis par des assureurs ou des particuliers en lien avec des infractions à la Loi sur les assurances et d’autres renseignements pertinents. Personnes soupçonnées ou reconnues coupables d’infractions. Détruire